EIN beantragen: Formular SS-4 Schritt für Schritt für deutschsprachige Gründer

Ohne EIN kein US-Bankkonto, keine Form 5472 und in der Praxis kaum ein funktionierendes Geschäft: Die Employer Identification Number ist eine der ersten Hürden nach der LLC-Gründung – und für Gründer ohne US-Sozialversicherungsnummer (SSN) läuft der Antrag anders als für US-Bürger. Dieser Artikel zeigt den Weg über Formular SS-4 Schritt für Schritt.

Was die EIN ist – und wofür du sie brauchst

Die Employer Identification Number (EIN) ist die Steuernummer deiner Gesellschaft beim IRS – vergleichbar mit einer Steuernummer für ein Unternehmen, nicht für eine Privatperson. Du brauchst sie unter anderem für:

• die Eröffnung eines US-Geschäftskontos

• die jährliche Meldung über Form 5472

• die Anmeldung bei Zahlungsanbietern und Marktplätzen

• den Aufbau eines Firmenprofils, etwa über eine DUNS-Nummer

EIN vs. ITIN: zwei verschiedene Nummern

Ein häufiges Missverständnis: Die EIN gehört zur Gesellschaft, nicht zur Person. Wer zusätzlich persönlich in den USA steuerpflichtig wird oder bestimmte Formulare als Privatperson einreichen muss, braucht möglicherweise zusätzlich eine ITIN. Die beiden Nummern werden bei unterschiedlichen Stellen beantragt und ersetzen sich nicht gegenseitig. Den vollständigen Ablauf für die persönliche Steuernummer findest du im Artikel ITIN beantragen als Deutscher.

Der Online-Antrag – und warum er für die meisten DACH-Gründer nicht funktioniert

Der IRS bietet ein Online-Formular für die EIN-Beantragung an. Dieser Weg setzt jedoch ein „Taxpayer Identification Number" des verantwortlichen Antragstellers (Responsible Party) voraus – in der Praxis eine SSN oder ITIN. Ohne eine dieser Nummern bricht der Online-Antrag ab. Für die meisten deutschen, österreichischen und Schweizer Gründer bleibt deshalb nur der schriftliche Weg über Formular SS-4.

Formular SS-4 Schritt für Schritt

1. Gründungsunterlagen bereithalten

Bevor das SS-4 ausgefüllt wird, sollten die Articles of Organization deiner LLC vorliegen – inklusive exaktem Gründungsdatum, Bundesstaat und offiziellem Firmennamen. Abweichungen zwischen Gründungsdokument und SS-4 sind eine der häufigsten Ursachen für Rückfragen.

2. Verantwortliche Person (Responsible Party) benennen

Auf Zeile 7 des Formulars wird die „Responsible Party" eingetragen – in der Regel der Gesellschafter oder Geschäftsführer der LLC. Ohne SSN/ITIN wird hier „Foreign" angegeben; ein US-Steuernummernfeld bleibt leer.

3. Zweck der Beantragung angeben

Zeile 10 fragt nach dem Grund der Beantragung („Started new business"). Die Angabe muss zur tatsächlichen Gründung passen.

4. Formular per Fax oder Post einreichen

Ohne SSN/ITIN ist der Online-Antrag nicht möglich. Der IRS akzeptiert das SS-4 alternativ per Fax oder Post an die für internationale Antragsteller zuständige Stelle. Der Faxweg ist in der Praxis meist deutlich schneller als der Postweg.

5. Auf die EIN-Zuteilung warten

Die Bearbeitungsdauer schwankt spürbar – von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen, abhängig von Auslastung und Antragsweg. Eine telefonische Nachfrage beim internationalen IRS-Service ist möglich, sobald eine gewisse Wartezeit verstrichen ist.

Häufige Fehler beim SS-4-Antrag

• Uneinheitliche Firmenschreibweise: Der Firmenname auf dem SS-4 muss exakt mit den Gründungsunterlagen übereinstimmen, inklusive Groß-/Kleinschreibung und Rechtsformzusatz.

• Fehlende oder falsche Angabe der Responsible Party: Ein leeres SSN-Feld ist bei ausländischen Antragstellern korrekt – ein falsch ausgefülltes Feld führt jedoch zu Rückfragen.

• Falscher Übermittlungsweg: Ein Online-Antrag ohne SSN/ITIN schlägt schlicht fehl, statt eine klare Fehlermeldung zu liefern – das kostet unnötig Zeit.

• Verwechslung mit der ITIN: Die EIN ersetzt keine persönliche Steuernummer und umgekehrt.

Was nach der EIN-Zuteilung ansteht

Mit der EIN in der Hand folgen meist direkt die nächsten Schritte: Kontoeröffnung, DUNS-Nummer und die Vorbereitung der ersten Form-5472-Meldung. Wer diese Reihenfolge von Anfang an plant, vermeidet Verzögerungen bei der Bank – viele Institute verlangen die EIN-Bestätigung (CP 575) als festen Bestandteil der Kontoeröffnungsunterlagen.

Häufige Fragen

Kann ich die EIN online beantragen, wenn ich keine SSN habe? Nein. Der Online-Antrag des IRS setzt eine SSN oder ITIN der verantwortlichen Person voraus. Ohne diese Nummer bleibt nur der Antrag per Formular SS-4 per Fax oder Post.

Wie lange dauert die EIN-Zuteilung ohne SSN? Die Bearbeitungsdauer variiert und lässt sich nicht pauschal vorhersagen. Wer den Faxweg nutzt, erhält die EIN in der Praxis häufiger schneller als über den Postweg.

Brauche ich für jede weitere US-Gesellschaft eine neue EIN? Ja. Die EIN ist an eine einzelne Gesellschaft gebunden, nicht an die Person dahinter.

Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.