US-Rechnung (Invoice).
US-Rechnung: Vorlage für eine Invoice Ihrer US-LLC
Eine US-Rechnung (Invoice) fordert den Kunden zur Zahlung für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen auf und dokumentiert Positionen, Beträge, Steuern und Zahlungsweg. In den USA gibt es keine bundesweite Mehrwertsteuer; eine Sales Tax wird von Bundesstaaten und teilweise Kommunen erhoben. Die Vorlage berechnet die Rechnung aus Ihren Angaben, ermittelt Steuersätze aber nicht rechtlich und erzeugt keine deutsche E-Rechnung.
Worum es geht.
Eine US-Rechnung (Invoice) fordert den Kunden zur Zahlung für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen auf und dokumentiert Positionen, Beträge, Steuern und Zahlungsweg. In den USA gibt es keine bundesweite Mehrwertsteuer; eine Sales Tax wird von Bundesstaaten und teilweise Kommunen erhoben. Die Vorlage berechnet die Rechnung aus Ihren Angaben, ermittelt Steuersätze aber nicht rechtlich und erzeugt keine deutsche E-Rechnung.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Ihre LLC rechnet Leistungen gegenüber einem Kunden in den USA oder im Ausland ab
- Ein Projekt ist abgeschlossen und Sie stellen die Schlussrechnung
- Sie benötigen eine Teil- oder Abschlagsrechnung mit Hinweis auf bereits erhaltene Zahlungen
- Ein Kunde verlangt eine Rechnung mit Auftragsreferenz und Leistungszeitraum
- Eine bereits bezahlte Rechnung soll mit Zahlungsnachweis dokumentiert werden
Was hineingehört.
- Gewählter US-Bundesstaat und Sprache der Rechnung
- Eindeutige Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und einheitliche Währung
- Leistungserbringer und Rechnungsempfänger
- Auftragsreferenz und Leistungszeitraum
- Rechnungspositionen mit automatischer Berechnung
- Steuerzuständigkeit sowie Begründung der Steuersätze oder Ausnahmen
- Tatsächlich erhaltene Zahlung und offener Betrag
- Zahlungsweg, Referenz, Empfänger und optional Datum und Referenz eines Zahlungsnachweises
Was häufig schiefgeht.
- Doppelte Rechnungsnummern: Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer, sonst lassen sich Zahlungen schwer zuordnen. Führen Sie eine fortlaufende Nummerierung.
- Deutsche Vorgaben übertragen: Pflichtangaben einer deutschen Rechnung gelten nicht automatisch für eine US-Invoice und umgekehrt. Klären Sie, welche Anforderungen für Ihren Fall maßgeblich sind.
- Sales Tax geschätzt: Ob und in welcher Höhe Sales Tax anfällt, hängt von Bundesstaat, Leistung und Kunde ab. Tragen Sie nur Sätze ein, die geprüft wurden.
- Zahlungsweg unvollständig: Fehlt die Referenz, landen Zahlungen ohne Zuordnung auf dem Konto. Geben Sie Empfänger, Konto und Verwendungszweck vollständig an.
- LLC-Name nicht verwendet: Rechnet der Inhaber unter eigenem Namen ab, verwischt die Trennung zur Gesellschaft. Die Rechnung sollte im Namen der LLC ausgestellt werden.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Halten Sie Auftragsreferenz, Leistungszeitraum und alle abrechenbaren Positionen bereit.
- 02Klären Sie, ob für die Leistung Sales Tax anfällt und welcher Satz gilt.
- 03Erstellen Sie die Rechnung mit Positionen, Steuerangaben und Zahlungsweg und prüfen Sie die Summen.
- 04Versenden Sie die Rechnung an den Kunden und gleichen Sie den Zahlungseingang ab.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Invoice
- Englische Bezeichnung für Rechnung, mit der eine Zahlung für Waren oder Leistungen angefordert wird.
- Sales Tax
- Verkaufssteuer, die von US-Bundesstaaten und teilweise Kommunen auf bestimmte Verkäufe erhoben wird.
- Nexus
- Steuerlich relevante Verbindung zu einem Bundesstaat, die dort Erhebungs- und Meldepflichten auslösen kann.
Häufige Fragen.
Nur wenn die Leistung im betreffenden Bundesstaat steuerpflichtig ist und die LLC dort eine steuerliche Präsenz (Nexus) hat. Viele Dienstleistungen sind von der Sales Tax nicht erfasst, Warenverkäufe dagegen häufig. Die Regeln unterscheiden sich von Staat zu Staat erheblich.
Üblich sind Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Name und Anschrift von Leistungserbringer und Kunde, Positionen mit Beträgen, Steuern, Gesamtsumme und Zahlungsweg. Ein bundesweit einheitlicher Pflichtkatalog wie in Deutschland besteht nicht. Kunden und Bundesstaaten können eigene Anforderungen haben.
Die Vorlage erstellt eine Rechnung im US-Stil. Für Kunden in Deutschland können zusätzliche Anforderungen bestehen, etwa zu Pflichtangaben oder zum elektronischen Rechnungsformat. Eine deutsche E-Rechnung erzeugt die Vorlage ausdrücklich nicht.
Nein, die Rechnung fordert zur Zahlung auf. Sie können eine erhaltene Teilzahlung erfassen und einen Zahlungsnachweis beifügen, eine automatische Zahlungsbestätigung entsteht dadurch aber nicht. Dafür eignet sich eine gesonderte Zahlungsbestätigung.
Das richtet sich nach Vereinbarung mit dem Kunden. Viele US-LLCs rechnen in US-Dollar ab, Rechnungen in Euro sind aber möglich. Wichtig ist eine einheitliche Währung innerhalb der Rechnung und ein Geschäftskonto, das diese Währung empfangen kann.
Für Fragen zu Sales Tax und Steuerausweis ist ein US-Steuerberater die richtige Anlaufstelle. Wenn zusätzlich vertragliche Fragen offen sind, etwa zu Fälligkeit oder Verzug, kann ein Anwalt vor Ort den Rechnungstext ergänzend prüfen.
Mehr als eine Vorlage.
Damit Rechnungen Ihrer LLC auf ein eigenes US-Geschäftskonto bezahlt werden können, begleitet TAXXIT die LLC-Gründung und das Bank-Setup.
Was daneben liegt.
- Vorlage
Zahlungsaufforderung.
Eine Zahlungsaufforderung ist ein sachliches Schreiben, mit dem ein Unternehmen einen Kunden an eine offene Rechnung erinnert und ihn auffordert, den Betrag bis zu einem bestimmten Datum zu begleichen.
- Vorlage
Zahlungsbestätigung.
Eine Zahlungsbestätigung, auch Quittung oder Payment Receipt, ist ein Dokument, in dem der Empfänger bestätigt, eine bestimmte Zahlung erhalten zu haben.
- Vorlage
Bestellung (Purchase Order).
Eine Bestellung (Purchase Order, PO) ist das Dokument, mit dem ein Besteller bei einem Lieferanten Waren oder Leistungen zu festgelegten Mengen, Preisen und Lieferbedingungen anfordert.