Zahlungsbestätigung.

Eine Zahlungsbestätigung, auch Quittung oder Payment Receipt, ist ein Dokument, in dem der Empfänger bestätigt, eine bestimmte Zahlung erhalten zu haben. Sie nennt Zahler, Empfänger, Betrag, Datum, Zahlungsweg und die Forderung, auf die gezahlt wurde. Der Zahler kann damit belegen, dass seine Verpflichtung ganz oder teilweise erfüllt ist.

Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.

• Ein Kunde bittet nach seiner Überweisung um einen Zahlungsnachweis
• Barzahlung oder Zahlung ohne automatisch erzeugten Beleg
• Teilzahlung, bei der der verbleibende Betrag festgehalten werden soll
• Abschluss einer Ratenvereinbarung oder Ablösung einer Forderung
• Nachweis für Buchhaltung, Steuerberater oder Prüfung
• Rückzahlung eines Darlehens oder einer Kaution

• Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
• Name des Zahlers
• Betrag und Währung, auf Wunsch zusätzlich in Worten
• Datum des Zahlungseingangs
• Zahlungsweg, etwa Überweisung, Karte oder bar, und gegebenenfalls die Transaktionsreferenz
• Bezug: Rechnungsnummer, Vertrag oder Zweck der Zahlung
• Angabe, ob die Forderung vollständig beglichen ist oder welcher Restbetrag offen bleibt
• Ort, Datum und Unterschrift des Empfängers

• Zahlung ohne Bezug: Eine Quittung über „1.000 USD“ ohne Rechnungsnummer oder Zweck lässt offen, welche Forderung erfüllt wurde. Nennen Sie immer den konkreten Bezug.
• Bestätigung vor Zahlungseingang: Wer den Erhalt bestätigt, bevor das Geld gutgeschrieben ist, bestätigt etwas Unzutreffendes. Stellen Sie die Bestätigung erst nach Eingang auf dem Konto aus.
• Teilzahlung wie Vollzahlung formuliert: Wendungen wie „Betrag dankend erhalten“ können als Bestätigung der vollständigen Erfüllung verstanden werden. Weisen Sie offene Restbeträge ausdrücklich aus.
• Gebühren und Kursdifferenzen ignoriert: Bei internationalen Überweisungen kommt oft weniger an als gesendet. Bestätigen Sie den tatsächlich eingegangenen Betrag und benennen Sie Differenzen.
• Bestätigung mit Rechnung verwechselt: Eine Zahlungsbestätigung ersetzt keine ordnungsgemäße Rechnung. Für die Buchhaltung werden in der Regel beide Dokumente benötigt.

1. 01Prüfen Sie auf dem Geschäftskonto, ob und in welcher Höhe die Zahlung eingegangen ist.
2. 02Füllen Sie die Vorlage mit Zahler, Betrag, Datum, Zahlungsweg und Bezug aus und vermerken Sie gegebenenfalls einen Restbetrag.
3. 03Unterschreiben Sie die Bestätigung für das empfangende Unternehmen und senden Sie sie als PDF an den Zahler.
4. 04Legen Sie eine Kopie zusammen mit Rechnung und Kontoauszug ab.

Payment Receipt

Englisch für Zahlungsbestätigung oder Quittung.

Outstanding Balance

Offener Restbetrag einer Forderung nach einer oder mehreren Teilzahlungen.

Transaktionsreferenz

Kennung, mit der Bank oder Zahlungsdienst eine einzelne Zahlung eindeutig identifiziert.

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