Bestellung (Purchase Order).
Bestellung: Vorlage für eine Purchase Order mit Positionsberechnung
Eine Bestellung (Purchase Order, PO) ist das Dokument, mit dem ein Besteller bei einem Lieferanten Waren oder Leistungen zu festgelegten Mengen, Preisen und Lieferbedingungen anfordert. Nimmt der Lieferant sie an, wird sie häufig zur Grundlage des Geschäfts und später der Rechnung. Die Vorlage rechnet Positionen in ganzen Stückzahlen zusammen; Rabatt, Versand und Steuer geben Sie als Beträge ein, eine automatische Steuerermittlung, Versendung oder Annahme erfolgt nicht.
Worum es geht.
Eine Bestellung (Purchase Order, PO) ist das Dokument, mit dem ein Besteller bei einem Lieferanten Waren oder Leistungen zu festgelegten Mengen, Preisen und Lieferbedingungen anfordert. Nimmt der Lieferant sie an, wird sie häufig zur Grundlage des Geschäfts und später der Rechnung. Die Vorlage rechnet Positionen in ganzen Stückzahlen zusammen; Rabatt, Versand und Steuer geben Sie als Beträge ein, eine automatische Steuerermittlung, Versendung oder Annahme erfolgt nicht.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Ihre LLC bestellt Waren oder Material bei einem Lieferanten in den USA
- Sie möchten Mengen, Preise und Liefertermin vor der Rechnung verbindlich dokumentieren
- Ein Lieferant verlangt eine schriftliche Bestellung mit Bestellnummer
- Mehrere Positionen mit Rabatt und Versandkosten sollen übersichtlich zusammengefasst werden
- Intern soll nachvollziehbar sein, wer eine Bestellung freigegeben hat
Was hineingehört.
- Gewählter Bundesstaat und Sprache der Bestellung
- Bestellnummer, Bestelldatum, Besteller und Lieferant
- Bezug auf zugrunde liegenden Vertrag oder Angebot mit Rangfolge sowie einheitliche Währung
- Bestellpositionen mit Stückzahl und Einzelpreis
- Gesamtrabatt, Versandkosten und extern ermittelter Steuerbetrag mit Steuergrundlage
- Liefertermin, Lieferanschrift, Ansprechpartner, Transport, Teilmengen und Wareneingangsprüfung
- Zahlungsbedingungen, Rechnungsreferenz und gewünschte Auftragsbestätigung
- Freigebende Person mit Funktion
Was häufig schiefgeht.
- Widersprüchliche Bedingungen: Bestellung und Angebot des Lieferanten enthalten unterschiedliche Konditionen. Legen Sie fest, welches Dokument im Zweifel Vorrang hat.
- Keine Bestellnummer auf der Rechnung: Ohne Referenz lassen sich Rechnungen schwer zuordnen. Bitten Sie den Lieferanten, die Bestellnummer zu übernehmen.
- Steuer geschätzt: Die Vorlage übernimmt den eingegebenen Steuerbetrag, ermittelt ihn aber nicht. Lassen Sie den Betrag vorher prüfen.
- Teillieferungen nicht geregelt: Kommt nur ein Teil der Ware, ist unklar, ob der Lieferant schon abrechnen darf. Vereinbaren Sie, ob Teilmengen zulässig sind.
- Bestellung als angenommen behandelt: Eine Bestellung ist zunächst ein Angebot. Bitten Sie um eine Bestätigung, bevor Sie fest mit der Lieferung planen.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Holen Sie ein Angebot ein und klären Sie Preise, Mengen und Lieferzeiten.
- 02Erfassen Sie Positionen, Kosten, Lieferdaten und Zahlungsbedingungen in der Vorlage.
- 03Lassen Sie die Bestellung intern freigeben und senden Sie sie an den Lieferanten.
- 04Gleichen Sie Auftragsbestätigung, Lieferung und Rechnung mit der Bestellung ab.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Purchase Order (PO)
- Schriftliche Bestellung des Käufers mit Positionen, Preisen und Bedingungen.
- Order Acknowledgment
- Auftragsbestätigung des Lieferanten, mit der er die Bestellung annimmt oder Abweichungen mitteilt.
- Line Item
- Einzelne Position einer Bestellung oder Rechnung mit Beschreibung, Menge und Preis.
Häufige Fragen.
Eine Purchase Order ist eine schriftliche Bestellung, die Art, Menge und Preis der bestellten Waren oder Leistungen sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen festhält. Sie wird vom Besteller ausgestellt. Die Rechnung des Lieferanten bezieht sich anschließend auf die Bestellnummer.
Eine Bestellung ist in der Regel ein Angebot des Bestellers, das der Lieferant annehmen muss, etwa durch Bestätigung oder Lieferung. Bei Warenkäufen gelten dafür in den USA die Regeln des UCC in der Fassung des jeweiligen Bundesstaats. Weichen die Bedingungen beider Seiten ab, kann die Auslegung schwierig werden.
Die Vorlage ist für typische Bestellungen von Stückgut gedacht, bei denen Mengen in ganzen Einheiten bestellt werden. Für Mengen in Gewicht oder Volumen kann die Positionsbeschreibung die Einheit erläutern. Rabatt, Versand und Steuer werden jeweils als Betrag erfasst.
Die Bestellung ist ein kurzes Dokument für wiederkehrende oder überschaubare Einkäufe. Ein Kaufvertrag regelt zusätzlich ausführlich Gewährleistung, Verzug, Gefahrübergang und Rückabwicklung. Bei größeren oder einmaligen Geschäften lohnt sich häufig ein eigener Kaufvertrag.
Gesetzlich ist das meist nicht vorgeschrieben, intern sollte aber klar sein, wer Bestellungen bis zu welchem Betrag freigeben darf. Die Vorlage erfasst die freigebende Person und ihre Funktion. Das erleichtert die spätere Nachvollziehbarkeit.
Bei Standardeinkäufen genügt oft eine sorgfältige interne Kontrolle. Bei hohen Beträgen, Rahmenverträgen oder abweichenden Lieferbedingungen sollte ein Anwalt vor Ort den Text vor Versand durchsehen und mit dem zugrunde liegenden Vertrag abgleichen.
Mehr als eine Vorlage.
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Was daneben liegt.
- Vorlage
US-Warenkaufvertrag.
Ein US-Warenkaufvertrag (Purchase Agreement) regelt den Verkauf beweglicher Sachen zwischen Verkäufer und Käufer, von Preis und Anzahlung über Lieferung und Prüfung bis zu Eigentums- und Gefahrübergang.
- Vorlage
US-Rechnung (Invoice).
Eine US-Rechnung (Invoice) fordert den Kunden zur Zahlung für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen auf und dokumentiert Positionen, Beträge, Steuern und Zahlungsweg.
- Vorlage
Leistungsbeschreibung (SOW).
Eine Leistungsbeschreibung, englisch Statement of Work (SOW), legt für ein konkretes Projekt fest, welche Ergebnisse ein Auftragnehmer liefert, was nicht dazugehört, bis wann geliefert wird und wie die Abnahme erfolgt.