Zahlungsaufforderung.

Eine Zahlungsaufforderung ist ein sachliches Schreiben, mit dem ein Unternehmen einen Kunden an eine offene Rechnung erinnert und ihn auffordert, den Betrag bis zu einem bestimmten Datum zu begleichen. Sie nennt Rechnungsnummer, Betrag, ursprüngliche Fälligkeit und Zahlungsweg. Eine klare, höfliche Aufforderung löst viele Zahlungsverzögerungen, ohne die Geschäftsbeziehung zu belasten.

Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.

• Eine Rechnung ist über das vereinbarte Zahlungsziel hinaus offen
• Ein Kunde hat nur einen Teilbetrag gezahlt
• Eine vereinbarte Abschlagszahlung oder Rate ist ausgeblieben
• Auf eine erste freundliche Erinnerung kam keine Reaktion
• Vor weiteren Schritten soll eine klare Zahlungsfrist dokumentiert werden
• Ihre LLC stellt Rechnungen an Kunden in mehreren Ländern und braucht ein einheitliches Schreiben

• Absender mit vollständigem Namen der Gesellschaft und Kontaktdaten
• Empfänger mit Firma und Ansprechpartner
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliches Fälligkeitsdatum
• Offener Betrag mit Währung, bei Teilzahlungen aufgeschlüsselt
• Neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum
• Zahlungsweg mit Bankverbindung und Verwendungszweck
• Hinweis für den Fall, dass sich Zahlung und Schreiben überschnitten haben
• Ansprechpartner für Rückfragen oder Einwände gegen die Rechnung

• Rechnung nicht eindeutig benannt: Ohne Rechnungsnummer und Datum kann die Buchhaltung des Kunden die Forderung oft nicht zuordnen. Nennen Sie alle Angaben, mit denen sich die Rechnung finden lässt.
• Keine konkrete Frist: Angaben wie „umgehend“ oder „baldmöglichst“ lassen sich schlecht nachhalten. Setzen Sie ein Datum, bis zu dem der Betrag eingegangen sein soll.
• Unangemessener Ton: Drohungen oder Vorwürfe in einem frühen Schreiben belasten die Geschäftsbeziehung. Bleiben Sie sachlich; viele Verzögerungen haben organisatorische Gründe.
• Gebühren oder Zinsen ohne Grundlage: Verzugszinsen oder Mahngebühren sollten Sie nur verlangen, wenn Vertrag oder anwendbares Recht sie vorsehen. Unbegründete Zusatzforderungen schwächen Ihre Position.
• Falsche Bankverbindung: Bei mehreren Konten, etwa in USD und EUR, landet die Zahlung sonst auf dem falschen Konto oder in falscher Währung. Prüfen Sie Kontodaten und Währung vor dem Versand.

1. 01Prüfen Sie in Buchhaltung und Kontoumsätzen, ob die Zahlung tatsächlich noch offen ist.
2. 02Füllen Sie die Vorlage mit Rechnungsdaten, offenem Betrag, neuer Frist und Bankverbindung aus.
3. 03Versenden Sie die Zahlungsaufforderung auf einem nachweisbaren Weg, etwa per E-Mail an die Rechnungsadresse des Kunden, und notieren Sie das Versanddatum.
4. 04Legen Sie Schreiben und Versandnachweis zur Rechnung und prüfen Sie nach Fristablauf den Zahlungseingang.

Payment Reminder

Englisch für Zahlungserinnerung; im US-Geschäftsverkehr auch Past Due Notice genannt, wenn die Rechnung bereits überfällig ist.

Due Date

Fälligkeitsdatum, bis zu dem eine Rechnung laut Vereinbarung bezahlt sein soll.

Verzug

Allgemein die Lage, in der ein Schuldner eine fällige Zahlung nicht rechtzeitig leistet; die genauen Voraussetzungen und Folgen hängen vom anwendbaren Recht ab.

Wie Sie Rechnungsstellung und Zahlungseingang über eine eigene US-LLC organisieren, können Sie im TAXXIT Erstgespräch besprechen.