Protokoll einer Board-Sitzung.

Board Meeting Minutes sind das schriftliche Protokoll einer Sitzung des Board of Directors einer US-Corporation. Sie halten fest, wer teilgenommen hat, ob das Board beschlussfähig war und welche Anträge mit welchem Ergebnis abgestimmt wurden. Ein sorgfältiges Protokoll belegt später, dass Entscheidungen ordnungsgemäß zustande gekommen sind.

Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.

• Das Board Ihrer Corporation hat in einer Sitzung oder Videokonferenz Beschlüsse gefasst
• Eine Bank, ein Investor oder ein Prüfer verlangt Nachweise über Board-Entscheidungen
• Wichtige Geschäfte wie Kredite, Anteilsausgaben oder Bestellungen von Officers stehen an
• Sie möchten die Trennung zwischen Gesellschaft und Gesellschaftern dokumentieren
• Die jährliche Sitzung des Board soll ordentlich festgehalten werden

• Bundesstaat und Sprache des Protokolls
• Corporation, Sitzungsdatum, Ort oder Art der Fernteilnahme, Beginn und Ende
• Sitzungsleitung und Protokollführung
• Teilnehmende mit Rolle und Stimmberechtigung sowie Abwesende
• Einladung, Verzichte und die geltende Regel zur Beschlussfähigkeit mit Nachweis
• Anträge im Wortlaut mit Diskussion, Interessenkonflikten und Stimmenergebnis
• Erforderliche Mehrheit und festgestelltes Ergebnis je Antrag
• Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen, Anlagen sowie Genehmigung des Protokolls

• Beschlussfähigkeit nicht festgehalten: Ohne Angabe zum Quorum bleibt offen, ob das Board überhaupt entscheiden durfte.
• Protokoll nachträglich geschönt: Das Protokoll sollte wiedergeben, was tatsächlich besprochen und beschlossen wurde, nicht was im Nachhinein gewünscht ist.
• Interessenkonflikte nicht vermerkt: Stimmt ein Director über ein Geschäft ab, an dem er selbst beteiligt ist, sollte die Offenlegung im Protokoll stehen.
• Antragstext zu vage: „Bankthemen besprochen“ belegt keinen Beschluss. Halten Sie den genauen Wortlaut fest.
• Kein Abgleich mit den Bylaws: Einladungsfristen und Mehrheiten ergeben sich häufig aus den Bylaws und sollten vor der Sitzung geprüft werden.

1. 01Laden Sie die Directors nach den Vorgaben der Bylaws ein oder holen Sie Verzichte ein.
2. 02Stellen Sie zu Beginn der Sitzung die Beschlussfähigkeit fest und notieren Sie Anträge und Abstimmungen.
3. 03Erstellen Sie das Protokoll zeitnah, lassen Sie es genehmigen und legen Sie es im Minute Book ab.

Quorum

Mindestanzahl anwesender Directors, ab der das Board wirksam Beschlüsse fassen kann.

Waiver of Notice

Schriftlicher Verzicht auf die förmliche Einladung zu einer Sitzung.

Secretary

Officer der Corporation, der üblicherweise Protokolle führt und die Gesellschaftsunterlagen verwaltet.

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