Protokoll einer Aktionärsversammlung.

Shareholder Meeting Minutes protokollieren eine Versammlung der Aktionäre einer US-Corporation, etwa die jährliche Wahl der Directors. Festgehalten werden vertretene Aktien und Stimmrechte, die Einladung, das Quorum sowie jeder Antrag mit Stimmenergebnis. Das Protokoll dient als Nachweis, dass Aktionärsbeschlüsse ordnungsgemäß gefasst wurden.

Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.

• Die jährliche Aktionärsversammlung (Annual Meeting) Ihrer Corporation hat stattgefunden
• Die Aktionäre haben Directors gewählt oder abberufen
• Grundlegende Änderungen wie eine Satzungsänderung oder ein Verkauf wurden abgestimmt
• Aktionäre haben sich durch Bevollmächtigte (Proxies) vertreten lassen
• Investoren oder Banken verlangen Nachweise über Aktionärsbeschlüsse

• Bundesstaat und Sprache des Protokolls
• Corporation, Datum, Ort oder Fernteilnahme, Beginn und Ende der Versammlung
• Versammlungsleitung und Protokollführung
• Anwesende oder vertretene Aktionäre mit Aktien und Stimmrechten
• Einladung, Verzichte, Quorum-Regel und Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Anträge mit Wortlaut, Diskussion, Ja- und Nein-Stimmen sowie Enthaltungen
• Erforderliche Mehrheit, Zählweise und festgestelltes Ergebnis
• Folgeaufgaben, Anlagen und Genehmigung des Protokolls

• Köpfe statt Aktien gezählt: Bei Aktionären zählt in der Regel jede stimmberechtigte Aktie, nicht jede Person. Halten Sie die vertretenen Stimmen fest.
• Vollmachten nicht geprüft: Wer für einen Aktionär abstimmt, sollte eine schriftliche Vollmacht (Proxy) vorlegen, die zum Protokoll genommen wird.
• Aktienbuch nicht abgeglichen: Stimmen nur Personen ab, die im Stock Ledger als Aktionäre geführt sind, ist das Ergebnis belastbar.
• Einladung ohne Tagesordnung: Besonders bei außerordentlichen Versammlungen sollten die Beschlussgegenstände in der Einladung stehen.
• Directors und Aktionäre vermischt: Manche Entscheidungen trifft das Board, andere die Aktionäre. Prüfen Sie, welches Organ zuständig ist.

1. 01Bestimmen Sie die stimmberechtigten Aktionäre anhand des Aktienbuchs und laden Sie fristgerecht ein.
2. 02Stellen Sie in der Versammlung das Quorum fest und lassen Sie über jeden Antrag abstimmen.
3. 03Zählen Sie die Stimmen nach Aktien und halten Sie das Ergebnis je Antrag fest.
4. 04Erstellen Sie das Protokoll, lassen Sie es unterschreiben und legen Sie es im Minute Book ab.

Shareholder / Stockholder

Aktionär einer US-Corporation; beide Begriffe werden gleichbedeutend verwendet.

Stock Ledger

Aktienbuch der Corporation mit allen Aktionären, Aktienzahlen und Übertragungen.

Annual Meeting

Jährliche Aktionärsversammlung, in der üblicherweise die Directors gewählt werden.

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