LLC Buchhaltung für Europäer.
Wie die Buchhaltung einer US-LLC aus Deutschland geführt wird — was Pflicht ist und was vereinfacht werden kann.
Weniger komplex als eine GmbH. Aber trotzdem real.
EÜR statt US GAAP.
Für eine kleine US-LLC ohne US-Mitarbeiter schreibt das US-Recht keine formale Bilanz nach US GAAP vor. Der IRS verlangt aber, dass Einnahmen und Ausgaben belegbar sind; die Transaktionen zwischen LLC und Gesellschafter (Einlagen, Entnahmen, Darlehen, Leistungen) werden zudem jährlich in Form 5472 gemeldet. Für die deutsche Steuererklärung braucht Ihr Steuerberater eine Gewinnermittlung nach deutschen Regeln, bei einer als Personengesellschaft eingeordneten LLC in der Regel eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. In der Praxis führen Sie also eine Buchhaltung, die beide Zwecke erfüllt: vollständige, kategorisierte US-Dollar-Buchungen mit Belegen, aus denen sich die deutsche Gewinnermittlung in Euro ableiten lässt. Ob im Einzelfall Bilanzierungspflichten bestehen, klärt Ihr Steuerberater.
Sauber zuordnen.
Eine übersichtliche Kontenstruktur spart später Zeit und Beratungskosten. Die folgenden Grundkategorien reichen für die meisten Online-Geschäftsmodelle aus. Wichtig ist, sie von Anfang an konsequent zu verwenden und Sonderfälle wie Einlagen und Entnahmen getrennt vom Betriebsergebnis zu erfassen.
- Revenue
Umsatzerlöse.
Alle Einnahmen aus dem Verkauf von Produkten und Dienstleistungen, idealerweise nach Kanal getrennt, etwa Stripe, PayPal, Amazon oder Direktüberweisung. Gebühren der Zahlungsanbieter werden nicht mit dem Umsatz verrechnet, sondern als eigene Ausgabe gebucht, damit Brutto- und Nettoumsatz nachvollziehbar bleiben.
Einnahmen - COGS
Wareneinsatz.
Direkte Kosten der verkauften Leistung: Wareneinkauf, Fulfillment, Versand, Hosting pro Kunde oder Honorare für Freelancer, die unmittelbar an Kundenprojekten arbeiten. Diese Trennung zeigt die Bruttomarge und hilft bei Preisentscheidungen, auch wenn die Steuer sie nicht zwingend verlangt.
Direkte Kosten - Operating Expenses
Betriebsausgaben.
Laufende Kosten wie Software, Werbung, Registered Agent, Annual Report, Beratung, Bankgebühren und Zahlungsanbieter-Gebühren. Jede Ausgabe braucht einen Beleg mit Datum, Betrag, Anbieter und Leistung. Gemischt genutzte Posten wie Laptop oder Telefon werden nur anteilig und begründet zugeordnet.
Laufend - Owner Transactions
Einlagen und Entnahmen.
Geld, das Sie in die LLC einzahlen, und Geld, das Sie entnehmen. Diese Buchungen sind kein Umsatz und keine Ausgabe, aber für Form 5472 zentral, weil jede Transaktion zwischen LLC und ausländischem Gesellschafter gemeldet werden muss. Deshalb gehören sie immer auf ein eigenes Konto.
Form 5472
Privat und geschäftlich strikt trennen.
Die wichtigste Regel ist die strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Zahlungen. Alle Einnahmen der LLC laufen auf das Geschäftskonto, alle Ausgaben werden von dort bezahlt. Private Ausgaben über die LLC-Karte gefährden die Haftungsbeschränkung, erschweren die Form 5472 und führen zu Nachfragen des Finanzamts. Belege sollten digital und vollständig gesammelt werden: Rechnungen von Lieferanten und Software-Anbietern, Ausgangsrechnungen, Auszahlungsberichte von Stripe und PayPal, monatliche Kontoauszüge und Verträge. Für die Umrechnung in Euro verwendet Ihr Steuerberater in der Regel Tages- oder Durchschnittskurse. Wichtig ist, dass die gewählte Methode einheitlich angewendet wird. Die Aufbewahrung sollte deutschen Fristen von bis zu zehn Jahren folgen.
Werkzeuge und Kosten.
Für die laufende Buchhaltung eignen sich Cloud-Programme wie Xero, QuickBooks Online oder Wave, die Bankkonten wie Mercury und Relay automatisch einlesen und US-Dollar nativ verarbeiten. Deutsche Programme wie Lexware Office oder sevDesk sind vor allem für die Übergabe an den deutschen Steuerberater interessant. Die Softwarekosten liegen je nach Anbieter und Tarif zwischen kostenlos und einem mittleren zweistelligen Betrag pro Monat. Hinzu kommen Beratungskosten: ein US-Steuerberater für Form 5472 und ein deutscher Steuerberater für Gewinnermittlung und Einkommensteuer. Die Höhe hängt stark vom Umfang und der Qualität Ihrer Vorarbeit ab. TAXXIT dokumentiert die Transaktionen zwischen Ihnen und Ihrer LLC laufend, koordiniert die Form 5472 und bereitet die Unterlagen für Ihren deutschen Steuerberater auf.
Häufige Fragen.
Das US-Recht verlangt für eine kleine LLC keine Bilanz nach US GAAP. Für Deutschland reicht bei einer als Personengesellschaft eingeordneten, nicht bilanzierungspflichtigen LLC in der Regel eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Ihr Steuerberater prüft, ob in Ihrem Fall Bilanzierungspflichten bestehen.
Die laufende Buchhaltung der LLC wird sinnvollerweise in US-Dollar geführt, weil Konten und Zahlungsanbieter in US-Dollar abrechnen. Für die deutsche Steuererklärung werden die Werte in Euro umgerechnet. Die Umrechnungsmethode sollte mit dem Steuerberater abgestimmt und jedes Jahr gleich angewendet werden.
Alle Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Auszahlungsberichte der Zahlungsanbieter, Verträge und Nachweise über Einlagen und Entnahmen. Digital archiviert und nach Jahren geordnet, am besten für die in Deutschland geltenden Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren.
Die laufende Erfassung und Kategorisierung können Sie mit einer Cloud-Software gut selbst erledigen. Form 5472 und die deutsche Steuererklärung sollten Fachleute übernehmen, weil Fehler teuer werden können: Bei Form 5472 droht ein Bußgeld von 25.000 USD pro Formular und Jahr.
TAXXIT Fachredaktion.
Geprüft wurden Gebühren, Bearbeitungszeiten der Behörden, Formularstände und alle genannten Fristen.
Nächste Durchsicht spätestens in sechs Monaten oder bei Rechtsänderung.
Die Guides entstehen aus der laufenden Mandatsarbeit: Gründungen in Wyoming, New Mexico, Florida und Delaware, Kontoeröffnungen bei US-Banken, EIN- und ITIN-Anträge sowie die Abstimmung mit deutschen Steuerberatern. Geschrieben wird von der Mandatsführung, gegengelesen von US-Attorneys und CPAs aus unserem Netzwerk. Was nicht belegbar ist, steht nicht drin.
Fachgebiete
- US-Gesellschaftsrecht (LLC, C-Corp)
- IRS-Meldepflichten (EIN, ITIN, Form 5472)
- Deutsche Hinzurechnungs- und Anzeigepflichten
- US-Banking und Business Credit
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