Anfrage zur Einsicht in Gesellschaftsunterlagen.
Einsicht in Gesellschaftsunterlagen: Vorlage für eine Records Inspection Request
Mit dieser Anfrage bitten Sie eine US-Corporation, Ihnen Einsicht in ihre Bücher, Protokolle oder das Aktienbuch zu gewähren. Sie nennt Ihre Rolle, den Zweck, die konkreten Unterlagen und Vorschläge zur praktischen Umsetzung. Die Vorlage ist für eine einvernehmliche Abstimmung gedacht und ersetzt kein förmliches gesetzliches Einsichtsverlangen.
Worum es geht.
Mit dieser Anfrage bitten Sie eine US-Corporation, Ihnen Einsicht in ihre Bücher, Protokolle oder das Aktienbuch zu gewähren. Sie nennt Ihre Rolle, den Zweck, die konkreten Unterlagen und Vorschläge zur praktischen Umsetzung. Die Vorlage ist für eine einvernehmliche Abstimmung gedacht und ersetzt kein förmliches gesetzliches Einsichtsverlangen.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Sie sind Aktionär und möchten Protokolle oder Beschlüsse der Gesellschaft einsehen
- Sie bereiten den Kauf oder Verkauf von Aktien vor und brauchen belastbare Unterlagen
- Als Director benötigen Sie Unterlagen, die Ihnen bisher nicht vorliegen
- Ihr Steuerberater oder Anwalt soll die Unterlagen in Ihrem Auftrag prüfen
- Sie möchten Informationen erst sachlich erbitten, bevor Sie förmliche Schritte erwägen
Was hineingehört.
- Bundesstaat und Sprache der Anfrage
- Name und Anschrift der anfragenden Person
- Corporation mit Registerstaat sowie Empfänger und Zustellanschrift
- Ihre Rolle bei der Gesellschaft und wie Sie diese belegen
- Konkret gewünschte Bücher, Protokolle und Zeitraum
- Zweck der Einsicht und Bezug zu Ihrer Rolle
- Optional ein Vertreter mit Kontaktdaten und Vollmacht
- Terminvorschläge, Form der Bereitstellung, Vertraulichkeit und Datum der Anfrage
Was häufig schiefgeht.
- Zu pauschal angefragt: „Alle Unterlagen“ führt oft zu Ablehnung oder Verzögerung. Nennen Sie konkrete Dokumente und einen Zeitraum.
- Zweck nicht genannt: Viele Gesellschaften und auch Gerichte fragen, wofür die Einsicht benötigt wird. Ein sachlicher Zweck mit Bezug zu Ihrer Rolle hilft.
- Beteiligung nicht belegt: Fügen Sie einen Nachweis bei, etwa ein Aktienzertifikat oder einen Auszug aus dem Aktienbuch.
- Vertreter ohne Vollmacht: Soll eine andere Person einsehen, legen Sie eine schriftliche Vollmacht bei.
- Informelle Anfrage mit förmlichem Verlangen verwechselt: Für ein gesetzliches Einsichtsrecht können besondere Form- und Inhaltsvorgaben gelten.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Klären Sie Ihre Rolle und welche Unterlagen Sie tatsächlich benötigen.
- 02Erstellen Sie die Anfrage mit Zweck, Unterlagen und Vorschlägen zur Umsetzung.
- 03Senden Sie die Anfrage nachweisbar an den Secretary oder die zuständige Stelle.
- 04Stimmen Sie Termin und Vertraulichkeit ab; bei Ablehnung lassen Sie förmliche Schritte prüfen.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Inspection Request / Demand
- Anfrage oder förmliches Verlangen auf Einsicht in Unterlagen einer Gesellschaft.
- Proper Purpose
- Berechtigter Zweck, den Aktionäre für eine Einsicht in vielen Bundesstaaten darlegen müssen.
- Minute Book
- Sammlung von Gründungsunterlagen, Protokollen und Beschlüssen einer Gesellschaft.
Häufige Fragen.
Die Gesetze der Bundesstaaten räumen Aktionären in der Regel ein Recht ein, bestimmte Unterlagen einzusehen. Umfang, Form und Voraussetzungen, etwa ein berechtigter Zweck (Proper Purpose), unterscheiden sich je nach Bundesstaat. Die Vorlage hilft bei einer ersten, einvernehmlichen Anfrage.
Typischerweise enthält es Articles of Incorporation, Bylaws, Protokolle und schriftliche Beschlüsse von Board und Aktionären sowie das Aktienbuch. Welche Unterlagen genau geführt werden, hängt von der Gesellschaft ab.
Gesellschaften knüpfen die Einsicht häufig an eine Vertraulichkeitsvereinbarung, besonders bei sensiblen Geschäftsinformationen. Wenn Sie in der Anfrage selbst einen vernünftigen Umgang mit vertraulichen Daten anbieten, erleichtert das die Einigung.
Ja, häufig kann ein Bevollmächtigter wie ein Anwalt oder Steuerberater die Einsicht wahrnehmen. Fügen Sie dazu eine schriftliche Vollmacht bei und nennen Sie die Kontaktdaten der Person.
Spätestens wenn die Gesellschaft nicht reagiert oder die Einsicht verweigert, sollten Sie einen Anwalt im Registerstaat der Corporation einschalten. Ein förmliches Einsichtsverlangen oder eine gerichtliche Durchsetzung folgt eigenen Regeln, die sich mit dieser Vorlage nicht abbilden lassen.
Mehr als eine Vorlage.
Sie haben Fragen zu Ihrer Beteiligung an einer US-Gesellschaft oder zur passenden Struktur? In einem Erstgespräch mit TAXXIT klären wir die nächsten Schritte.
Was daneben liegt.
- Vorlage
Protokoll einer Aktionärsversammlung.
Shareholder Meeting Minutes protokollieren eine Versammlung der Aktionäre einer US-Corporation, etwa die jährliche Wahl der Directors.
- Vorlage
Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA).
Eine Vertraulichkeitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA) verpflichtet den Empfänger, Informationen der offenlegenden Partei nur für einen festgelegten Zweck zu nutzen und nicht an Unbefugte weiterzugeben.
- Vorlage
Zahlungs- und Leistungsaufforderung (Demand Letter).
Ein Demand Letter ist ein förmliches Schreiben, mit dem der Absender den Empfänger auffordert, eine offene Zahlung zu leisten, eine vertragliche Pflicht zu erfüllen oder einen Versicherungsanspruch zu bearbeiten.