Organisationssitzung der Incorporators.

Nach der Einreichung der Articles of Incorporation halten die Incorporators häufig eine Organisationssitzung ab. Dort wählen sie die ersten Directors, sofern diese nicht schon in der Urkunde stehen, und legen die Bylaws vor. Das Protokoll dokumentiert Teilnehmer, Beschlüsse und die Übergabe an das Board.

Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.

• Ihre Corporation ist eingetragen, die ersten Directors sind aber noch nicht bestimmt
• Sie möchten die ersten Schritte nach der Gründung sauber dokumentieren
• Eine Bank oder ein Investor fragt nach den Gründungsbeschlüssen
• Ein Gründungsdienstleister war Incorporator und übergibt die Gesellschaft an Sie
• Sie bauen ein vollständiges Minute Book für Ihre Corporation auf

• Bundesstaat, Sprache, Name der Corporation, Gründungsdatum und Fundstelle der Gründungsurkunde
• Ob erste Directors bereits benannt sind und welche Befugnisse die Incorporators haben
• Stand des Protokolls: geplante oder tatsächlich abgehaltene Sitzung
• Datum, Ort, Uhrzeit, Vorsitz, Protokollführung und Einladung oder Verzicht
• Zahl der Incorporators, erforderliche Anwesenheit und Teilnahme jedes Einzelnen
• Fassung der Bylaws und zu wählende Directors mit Amtszeit
• Anträge mit Wortlaut, Stimmen und Ergebnis
• Übergabe an das Board, Protokollgenehmigung und Sitzungsende

• Directors doppelt bestimmt: Stehen die ersten Directors schon in der Urkunde, wählen die Incorporators sie nicht erneut. Prüfen Sie die Articles vorher.
• Befugnisse überschritten: Incorporators sollten nur die Organisation einleiten. Bankkonten, Officers und Aktienausgabe beschließt in der Regel das Board.
• Einladung nicht dokumentiert: Halten Sie fest, wie eingeladen wurde oder dass alle Beteiligten schriftlich verzichtet haben.
• Abstimmung ohne Zahlen: Notieren Sie Ja-, Nein-Stimmen und Enthaltungen, damit das Ergebnis nachvollziehbar ist.

1. 01Prüfen Sie die Gründungsurkunde und klären Sie, ob erste Directors bereits benannt sind.
2. 02Bereiten Sie Bylaws und Beschlussvorschläge vor und laden Sie ein oder holen Sie Verzichtserklärungen ein.
3. 03Halten Sie die Sitzung ab und dokumentieren Sie sie mit der Vorlage.
4. 04Lassen Sie das Protokoll genehmigen, legen Sie es im Minute Book ab und übergeben Sie an das Board.

Organizational Meeting

Erste Sitzung nach der Gründung, in der die grundlegende Organisation der Corporation beschlossen wird.

Waiver of Notice

Schriftlicher Verzicht auf eine förmliche Einladung zur Sitzung.

Minute Book

Sammlung der Gründungsunterlagen, Protokolle und Beschlüsse einer Gesellschaft.

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