Projekt- und Leistungsangebot.
Projekt- und Leistungsangebot: Vorlage für Angebote an US-Kunden
Ein Projekt- und Leistungsangebot (Bid Proposal) beschreibt, welche Leistung Sie zu welchem Preis und bis wann erbringen. Es enthält Leistungsumfang, Ausschlüsse, Meilensteine, Kalkulation, Zahlungsplan und eine Gültigkeitsfrist. Ob es unverbindlich bleibt oder durch Annahme zum Vertrag werden kann, legen Sie ausdrücklich fest.
Worum es geht.
Ein Projekt- und Leistungsangebot (Bid Proposal) beschreibt, welche Leistung Sie zu welchem Preis und bis wann erbringen. Es enthält Leistungsumfang, Ausschlüsse, Meilensteine, Kalkulation, Zahlungsplan und eine Gültigkeitsfrist. Ob es unverbindlich bleibt oder durch Annahme zum Vertrag werden kann, legen Sie ausdrücklich fest.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Ein US-Kunde bittet Sie um ein Angebot für ein Projekt oder eine laufende Dienstleistung
- Sie antworten auf eine Ausschreibung oder Angebotsanfrage (Request for Proposals)
- Sie möchten Leistungen und Preise vor Vertragsschluss nachvollziehbar dokumentieren
- Für Bau-, Wartungs-, Reinigungs- oder Beratungsleistungen soll eine Kalkulation mit Positionen vorgelegt werden
- Sie bilden mit Partnern eine Bietergemeinschaft und brauchen ein gemeinsames Angebot
Was hineingehört.
- Leistungsart, einmaliges oder laufendes Projekt und kurze oder ausführliche Darstellung
- US-Bundesstaat und Sprache des Dokuments
- Anbieter und Kunde mit Anschrift, Vertretung, Kontaktdaten, Angebotsnummer, Datum und Gültigkeit
- Projektbezeichnung, Leistungsort, Leistungsumfang, Ausschlüsse und Mitwirkung des Kunden
- Meilensteine mit Termin und Abnahmekriterien
- Kalkulation als Festpreis oder Zeitschätzung mit Positionen, Währung und Steuerdarstellung
- Zahlungsplan, Kostenannahmen und Anzahlung
- Bindungswirkung, Annahme, Änderungsverfahren und Anlagen
- Optional Qualifikation und ein eigener zusätzlicher Abschnitt
Was häufig schiefgeht.
- Ausschlüsse vergessen: Was nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist, erwartet der Kunde oft als Teil des Preises. Listen Sie nicht enthaltene Leistungen auf.
- Keine Gültigkeitsfrist: Ohne Ablaufdatum kann ein Kunde Monate später zu alten Preisen annehmen wollen.
- Bindungswirkung unklar: In den USA kann ein hinreichend bestimmtes Angebot durch Annahme einen Vertrag begründen. Entscheiden Sie bewusst, ob Ihr Angebot verbindlich sein soll.
- Sales Tax nicht bedacht: Ob Umsatzsteuer anfällt, hängt vom Bundesstaat und der Leistung ab. Stellen Sie Steuern ausdrücklich dar oder klären Sie die Grundlage.
- Änderungen nicht geregelt: Ohne Verfahren für Zusatzleistungen entstehen Streit über Mehraufwand und Vergütung.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Klären Sie mit dem Kunden Anforderungen, Termine und erforderliche Mitwirkung.
- 02Kalkulieren Sie die Positionen und legen Sie Zahlungsplan, Anzahlung und Gültigkeit fest.
- 03Erstellen Sie das Angebot mit der Vorlage und prüfen Sie Bindungswirkung und Steuern.
- 04Senden Sie das Angebot, dokumentieren Sie die Annahme und überführen Sie es bei Bedarf in einen Vertrag.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Request for Proposals (RFP)
- Angebotsanfrage, mit der ein Auftraggeber mehrere Anbieter zur Abgabe eines Angebots auffordert.
- Scope of Work
- Leistungsumfang, der festlegt, welche Arbeiten und Ergebnisse geschuldet sind.
- Change Order
- Schriftliche Vereinbarung über Zusatz- oder Änderungsleistungen und deren Vergütung.
Häufige Fragen.
Ein Bid Proposal ist ein schriftliches Angebot für eine Leistung, oft als Antwort auf eine Ausschreibung oder Anfrage. Es beschreibt Umfang, Preis, Zeitplan und Bedingungen der angebotenen Arbeit.
Das hängt von Inhalt und Formulierung ab. Ein bestimmtes Angebot mit Preis und Leistung kann in den USA durch Annahme zum Vertrag werden. Die Vorlage lässt Sie wählen, ob es ein unverbindlicher Vorschlag oder ein verbindliches Angebot sein soll.
Ein Festpreis gibt dem Kunden Planungssicherheit, verlagert aber das Kostenrisiko auf Sie. Eine zeitbasierte Schätzung passt, wenn der Umfang noch unsicher ist. Nennen Sie in beiden Fällen die Annahmen Ihrer Kalkulation.
In den USA gibt es keine bundesweite Umsatzsteuer; Sales Tax wird von Bundesstaaten und teils Gemeinden erhoben und gilt nicht für alle Dienstleistungen. Prüfen Sie im Einzelfall, ob und in welcher Höhe Steuer anfällt.
Eine feste Frist schützt Sie vor Preis- und Kapazitätsänderungen. Üblich sind einige Wochen; maßgeblich sind Ihre Kalkulation und die Planung des Kunden. Die Vorlage fragt das Datum ausdrücklich ab.
Bei großen Projekten, verbindlichen Angeboten oder öffentlichen Ausschreibungen ist eine anwaltliche Prüfung sinnvoll. Ein Anwalt vor Ort kann Haftungs-, Abnahme- und Zahlungsbedingungen an das Recht des Bundesstaats anpassen.
Mehr als eine Vorlage.
Wenn Sie Aufträge von US-Kunden über eine eigene amerikanische Gesellschaft abwickeln möchten, gründet TAXXIT Ihre Wyoming LLC und begleitet die ersten Schritte.
Was daneben liegt.
- Vorlage
Angebotsanfrage (RFP).
Eine Angebotsanfrage, englisch Request for Proposals (RFP), beschreibt ein Projekt so genau, dass mehrere Anbieter vergleichbare Angebote abgeben können.
- Vorlage
Leistungsbeschreibung (SOW).
Eine Leistungsbeschreibung, englisch Statement of Work (SOW), legt für ein konkretes Projekt fest, welche Ergebnisse ein Auftragnehmer liefert, was nicht dazugehört, bis wann geliefert wird und wie die Abnahme erfolgt.
- Vorlage
US-Rechnung (Invoice).
Eine US-Rechnung (Invoice) fordert den Kunden zur Zahlung für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen auf und dokumentiert Positionen, Beträge, Steuern und Zahlungsweg.