Angebotsanfrage (RFP).
Angebotsanfrage (RFP): Vorlage für die Einholung von Angeboten
Eine Angebotsanfrage, englisch Request for Proposals (RFP), beschreibt ein Projekt so genau, dass mehrere Anbieter vergleichbare Angebote abgeben können. Sie enthält Ziel und Leistungsumfang, Anforderungen, Zeitplan, Fristen für Rückfragen und Angebote sowie die Auswahlkriterien. Die Vorlage erstellt diese Anfrage strukturiert auf Deutsch oder Englisch.
Worum es geht.
Eine Angebotsanfrage, englisch Request for Proposals (RFP), beschreibt ein Projekt so genau, dass mehrere Anbieter vergleichbare Angebote abgeben können. Sie enthält Ziel und Leistungsumfang, Anforderungen, Zeitplan, Fristen für Rückfragen und Angebote sowie die Auswahlkriterien. Die Vorlage erstellt diese Anfrage strukturiert auf Deutsch oder Englisch.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Sie suchen eine Agentur, einen Entwickler oder Dienstleister und möchten mehrere Angebote vergleichen
- Ihre US-Gesellschaft vergibt ein größeres Projekt und braucht ein nachvollziehbares Auswahlverfahren
- Sie wollen sicherstellen, dass alle Anbieter dieselben Informationen und Fristen erhalten
- Interne Richtlinien oder Investoren verlangen eine dokumentierte Anbieterauswahl
- Sie möchten Leistungsumfang und Ausschlüsse vor Vertragsverhandlungen klar festlegen
Was hineingehört.
- Bundesstaat und Sprache des Dokuments
- Anfragende Organisation mit Anschrift, RFP-Referenz, Ansprechperson und Ausgabedatum
- Projektziel und Ausgangslage sowie Leistungsumfang, Ergebnisse und Ausschlüsse
- Muss- und Wunschkriterien, Projektphasen mit Zielterminen und erforderliche Nachweise der Anbieter
- Optionaler Budgetrahmen mit Währung und Annahmen
- Fristen für Rückfragen und Angebote mit Uhrzeit, Zeitzone und Abgabekanal
- Vorgaben zu Angebotsgliederung, Preisaufschlüsselung und Anlagen
- Auswahlkriterien, Ablauf, Benachrichtigung sowie Regeln zur Vertraulichkeit
Was häufig schiefgeht.
- Leistungsumfang zu vage: Ohne klare Ergebnisse und Ausschlüsse kalkulieren Anbieter unterschiedlich, und die Angebote lassen sich kaum vergleichen.
- Keine Zeitzone angegeben: Bei Anbietern in mehreren US-Bundesstaaten oder in Europa führt eine Frist ohne Zeitzone schnell zu verspäteten Abgaben.
- Rückfragen einzeln beantwortet: Wer nur dem fragenden Anbieter antwortet, verschafft ihm einen Vorteil. Teilen Sie Antworten mit allen Teilnehmern.
- Auswahlkriterien nachträglich geändert: Legen Sie Kriterien und Gewichtung vor dem Versand fest, damit die Entscheidung nachvollziehbar bleibt.
- Verbindlichkeit offen gelassen: Stellen Sie klar, dass die Anfrage keinen Anspruch auf Auftragserteilung begründet und der Vertrag erst gesondert geschlossen wird.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Klären Sie intern Ziel, Umfang, Budgetrahmen und Zeitplan.
- 02Erstellen Sie die Anfrage mit der Vorlage und legen Sie Fristen sowie Auswahlkriterien fest.
- 03Versenden Sie die Anfrage gleichzeitig an alle Anbieter und beantworten Sie Rückfragen gesammelt.
- 04Bewerten Sie die Angebote nach den genannten Kriterien, informieren Sie alle Teilnehmer und verhandeln Sie den Vertrag mit dem ausgewählten Anbieter.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Scope of Work
- Leistungsumfang, also die Beschreibung der zu erbringenden Leistungen, Ergebnisse und Ausschlüsse.
- Evaluation Criteria
- Auswahlkriterien, nach denen eingehende Angebote bewertet und verglichen werden.
- Vendor
- Anbieter oder Lieferant, der auf die Anfrage ein Angebot abgibt.
Häufige Fragen.
RFP steht für Request for Proposals, auf Deutsch Angebotsanfrage oder Ausschreibung. Anbieter werden aufgefordert, ein Lösungskonzept mit Preis einzureichen, das der Auftraggeber anschließend nach festen Kriterien bewertet.
Eine RFI (Request for Information) sammelt zunächst allgemeine Informationen über Anbieter. Eine RFQ (Request for Quotation) fragt Preise für eine genau festgelegte Leistung ab. Eine RFP verlangt zusätzlich ein Konzept, wie der Anbieter die Aufgabe lösen will.
Ein Budgetrahmen hilft Anbietern, den Umfang realistisch zu planen, und vermeidet Angebote weit außerhalb Ihrer Vorstellungen. Wer zunächst unbeeinflusste Preise vergleichen möchte, lässt ihn weg; die Vorlage bietet beide Varianten.
Nein, in der Regel nicht. Die Anfrage und die Angebote bereiten die Auswahl vor, der verbindliche Vertrag wird anschließend gesondert geschlossen, etwa als Dienstleistungsvertrag mit Leistungsbeschreibung.
Das hängt vom Umfang ab. Planen Sie genug Zeit für Rückfragen ein und legen Sie die Angebotsfrist so, dass Anbieter die Antworten auf alle Fragen noch berücksichtigen können.
Bei umfangreichen Projekten, öffentlichen Auftraggebern oder strengen Vertraulichkeitsregeln lohnt sich eine Prüfung durch einen Anwalt im betreffenden Bundesstaat. Er kann insbesondere Teilnahmebedingungen, Haftung und den späteren Vertrag abstimmen.
Mehr als eine Vorlage.
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Was daneben liegt.
- Vorlage
Leistungsbeschreibung (SOW).
Eine Leistungsbeschreibung, englisch Statement of Work (SOW), legt für ein konkretes Projekt fest, welche Ergebnisse ein Auftragnehmer liefert, was nicht dazugehört, bis wann geliefert wird und wie die Abnahme erfolgt.
- Vorlage
Projekt- und Leistungsangebot.
Ein Projekt- und Leistungsangebot (Bid Proposal) beschreibt, welche Leistung Sie zu welchem Preis und bis wann erbringen.
- Vorlage
Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA).
Eine Vertraulichkeitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA) verpflichtet den Empfänger, Informationen der offenlegenden Partei nur für einen festgelegten Zweck zu nutzen und nicht an Unbefugte weiterzugeben.