Remote-Work-Richtlinie.
Remote-Work-Richtlinie: Vorlage für Homeoffice und Hybridarbeit
Eine Remote-Work-Richtlinie (Remote Work Policy) legt fest, wer außerhalb des Büros arbeiten darf und welche Regeln dabei gelten. Sie umfasst Arbeitsorte, Erreichbarkeit, Zeiterfassung, Arbeitsmittel, Kostenerstattung und IT-Sicherheit. Für US-Arbeitgeber ist wichtig, dass Arbeitsrecht und Steuern vom Bundesstaat abhängen, in dem die Mitarbeitenden tatsächlich arbeiten.
Worum es geht.
Eine Remote-Work-Richtlinie (Remote Work Policy) legt fest, wer außerhalb des Büros arbeiten darf und welche Regeln dabei gelten. Sie umfasst Arbeitsorte, Erreichbarkeit, Zeiterfassung, Arbeitsmittel, Kostenerstattung und IT-Sicherheit. Für US-Arbeitgeber ist wichtig, dass Arbeitsrecht und Steuern vom Bundesstaat abhängen, in dem die Mitarbeitenden tatsächlich arbeiten.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Ihre US-Gesellschaft stellt erste Mitarbeitende ein, die von zu Hause arbeiten
- Sie führen ein Hybridmodell mit festen Bürotagen ein
- Mitarbeitende fragen, ob sie zeitweise aus einem anderen Bundesstaat oder Land arbeiten dürfen
- Sie wollen Regeln zu Firmengeräten, Datenschutz und Kostenerstattung schriftlich festhalten
- Bestehende Einzelabsprachen sollen in eine einheitliche Regelung überführt werden
Was hineingehört.
- Bundesstaat, Sprache, Arbeitgeber und Geltungsbeginn
- Berechtigte Rollen, Genehmigungsweg und Arbeitsmodell (hybrid oder vollständig remote)
- Genehmigte Arbeitsorte und vorrangige Einzelvereinbarungen
- Kernzeiten, Zeitzone, Erreichbarkeit, Zeiterfassung und Überstunden
- Kommunikation, Meetings, Leistungsziele und Ansprechpartner für Anpassungen
- Arbeitsmittel, Support, Rückgabe und Erstattung notwendiger Kosten
- IT-Sicherheit, Vertraulichkeit, Arbeitsplatzanforderungen und Meldung von Vorfällen
- Arbeit aus dem Ausland mit vorheriger Prüfung, Änderungen, Rückkehr ins Büro und Verantwortliche
Was häufig schiefgeht.
- Arbeitsort nicht begrenzt: Arbeitet jemand plötzlich aus einem anderen Bundesstaat, können dort Lohnsteuer- und Meldepflichten für den Arbeitgeber entstehen.
- Zeiterfassung vernachlässigt: Für nicht befreite Mitarbeitende (Non-Exempt) müssen Arbeitszeiten und Überstunden auch im Homeoffice vollständig erfasst werden.
- Kosten ungeklärt: Einige Bundesstaaten verpflichten Arbeitgeber, notwendige Ausgaben zu erstatten. Regeln Sie, was erstattet wird.
- Ausland pauschal erlaubt: Arbeit aus dem Ausland kann Visa-, Steuer- und Sozialversicherungsfragen auslösen und sollte nur nach Einzelprüfung erfolgen.
- Keine Rückkehrregel: Ohne Regel zur Beendigung wird jede Änderung des Modells zum Streitpunkt.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Legen Sie fest, für welche Rollen und Orte Remote-Arbeit möglich ist.
- 02Klären Sie Zeiterfassung, Kosten und IT-Sicherheit mit den zuständigen Stellen.
- 03Erstellen Sie die Richtlinie und lassen Sie sie für die betroffenen Bundesstaaten prüfen.
- 04Machen Sie sie allen Mitarbeitenden bekannt und lassen Sie den Erhalt bestätigen.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Exempt / Non-Exempt
- Einstufung nach US-Arbeitszeitrecht: Non-Exempt-Mitarbeitende haben Anspruch auf Überstundenvergütung und brauchen eine genaue Zeiterfassung.
- Expense Reimbursement
- Erstattung von Ausgaben, die Mitarbeitende für die Arbeit tragen, etwa Internet oder Telefon.
- Hybrid Work
- Arbeitsmodell, das Büro- und Remote-Tage kombiniert.
Häufige Fragen.
Bundesweit gibt es keine allgemeine Pflicht, einzelne Bundesstaaten verlangen aber die Erstattung notwendiger Ausgaben. Zudem darf der Mindestlohn durch Kosten der Mitarbeitenden nicht unterschritten werden.
Dann gelten häufig die Arbeits- und Steuerregeln des neuen Bundesstaats. Die Richtlinie sollte deshalb vorschreiben, dass Ortswechsel vorher genehmigt werden.
Das hängt von Aufenthaltsrecht, Steuerrecht und Sozialversicherung im Aufenthaltsland ab. Die Vorlage sieht dafür eine vorherige Einzelprüfung vor statt einer pauschalen Erlaubnis.
Nein. Sie ergänzt ihn; individuelle Vereinbarungen können Vorrang haben und werden in der Vorlage ausdrücklich erfasst.
Ja, besonders wenn Mitarbeitende in mehreren Bundesstaaten arbeiten. Ein Anwalt für US-Arbeitsrecht kann Zeiterfassung, Kostenerstattung und Datenschutz für die jeweiligen Orte abstimmen.
Hybrid heißt, dass ein Teil der Arbeitszeit im Büro stattfindet. Fully Remote bedeutet, dass es keinen festen Büroarbeitsplatz gibt.
Mehr als eine Vorlage.
Sie bauen ein verteiltes Team mit einer US-Gesellschaft auf? TAXXIT klärt im Erstgespräch Struktur, Steuern und die nächsten Schritte.
Was daneben liegt.
- Vorlage
Mitarbeiterhandbuch.
Ein Employee Handbook fasst die wichtigsten Regeln und Abläufe eines US-Arbeitgebers für seine Beschäftigten zusammen, etwa Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Gleichbehandlung und Meldewege.
- Vorlage
Datenschutzhinweise für Beschäftigte – US.
Datenschutzhinweise für Beschäftigte (Employee Privacy Notice) erklären, welche personenbezogenen Daten ein US-Arbeitgeber über Mitarbeiter und Bewerber verarbeitet, wofür und an wen sie gehen.
- Vorlage
US-Arbeitsvertrag.
Ein Employment Contract regelt das Arbeitsverhältnis zwischen einem Arbeitgeber und einer in den USA beschäftigten Person: Tätigkeit, Arbeitszeit, Vergütung, Zusatzleistungen, Vertraulichkeit und Beendigung.