Datenschutzhinweise für Beschäftigte – US.
Datenschutzhinweise für Beschäftigte in den USA: Vorlage
Datenschutzhinweise für Beschäftigte (Employee Privacy Notice) erklären, welche personenbezogenen Daten ein US-Arbeitgeber über Mitarbeiter und Bewerber verarbeitet, wofür und an wen sie gehen. Ein einheitliches Bundesgesetz dafür gibt es in den USA nicht, einzelne Bundesstaaten wie Kalifornien verlangen solche Hinweise aber ausdrücklich. Die Vorlage hilft, die tatsächlichen Abläufe vollständig und verständlich darzustellen.
Worum es geht.
Datenschutzhinweise für Beschäftigte (Employee Privacy Notice) erklären, welche personenbezogenen Daten ein US-Arbeitgeber über Mitarbeiter und Bewerber verarbeitet, wofür und an wen sie gehen. Ein einheitliches Bundesgesetz dafür gibt es in den USA nicht, einzelne Bundesstaaten wie Kalifornien verlangen solche Hinweise aber ausdrücklich. Die Vorlage hilft, die tatsächlichen Abläufe vollständig und verständlich darzustellen.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Ihre US-Gesellschaft stellt die ersten Mitarbeiter oder Bewerber ein
- Sie beschäftigen Personen in Kalifornien oder einem anderen Staat mit eigenen Datenschutzregeln
- Personaldaten werden an eine Muttergesellschaft in Deutschland übermittelt
- Sie führen Zeiterfassung, Gerätekontrolle oder Bewerbersoftware neu ein
- Ein Investor oder Geschäftspartner fragt nach Ihren Datenschutzunterlagen
Was hineingehört.
- Branche, Bundesstaat und Sprache des Dokuments
- Verantwortlicher Arbeitgeber mit Anschrift, Datenschutzkontakt und Geltungsbeginn
- Erfasste Personengruppen sowie Arbeitsorte und Rechtsräume
- Verarbeitungsvorgänge mit Datenkategorien, Herkunft, Zweck, Rechtsgrundlage, Empfängern und Aufbewahrung
- Angaben zu sensiblen Daten, Monitoring und automatisierten Entscheidungen
- Grenzüberschreitende Übermittlungen und tatsächlich umgesetzte Sicherheitsmaßnahmen
- Rechte der Beschäftigten, Anfragewege und Pflichtangaben
- Umgang mit Änderungen und offene Punkte für die örtliche Prüfung
Was häufig schiefgeht.
- Wunschzustand statt Wirklichkeit: Hinweise, die nicht genutzte Systeme beschreiben oder vorhandene verschweigen, sind irreführend. Gehen Sie jeden Datenfluss im Unternehmen einzeln durch.
- Hinweis mit Einwilligung verwechseln: Datenschutzhinweise informieren, sie holen keine Zustimmung ein. Wo eine Einwilligung nötig ist, braucht es ein eigenes Dokument.
- Monitoring nur nebenbei erwähnen: Mehrere Bundesstaaten verlangen für die elektronische Überwachung von Beschäftigten eine gesonderte Mitteilung. Beschreiben Sie Umfang und Grenzen genau.
- Übermittlung an die deutsche Muttergesellschaft vergessen: Auch konzerninterne Weitergaben sind Empfänger. Nennen Sie Land, Zweck und Schutzmaßnahmen.
- Keine Aufbewahrungsfristen: Ohne Kriterium für die Löschung bleiben Daten oft unbegrenzt gespeichert. Legen Sie für jeden Vorgang eine Dauer oder Regel fest.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Erfassen Sie alle Personaldatenflüsse von der Bewerbung bis zum Austritt.
- 02Füllen Sie die Vorlage mit den tatsächlichen Vorgängen, Empfängern und Schutzmaßnahmen aus.
- 03Lassen Sie den Text für jeden Bundesstaat, in dem Sie Personen beschäftigen, fachkundig prüfen.
- 04Stellen Sie die Hinweise den Beschäftigten nachweisbar zur Verfügung und halten Sie sie aktuell.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Employee Privacy Notice
- Datenschutzhinweis, der Beschäftigte und Bewerber über die Verarbeitung ihrer Daten durch den Arbeitgeber informiert.
- CCPA / CPRA
- Kalifornisches Datenschutzgesetz, durch den California Privacy Rights Act erweitert; erfasst seit 2023 auch Daten von Beschäftigten.
- Electronic Monitoring
- Elektronische Überwachung von Geräten, Kommunikation oder Standorten der Beschäftigten, für die einige Bundesstaaten eine Mitteilung verlangen.
Häufige Fragen.
Ein allgemeines Bundesgesetz mit dieser Pflicht gibt es nicht. In Kalifornien gilt der California Consumer Privacy Act (CCPA) jedoch seit 2023 auch für Beschäftigten- und Bewerberdaten, sofern das Unternehmen unter das Gesetz fällt. Auch ohne Pflicht schaffen klare Hinweise Vertrauen und Ordnung.
Eine Privacy Notice richtet sich nach außen an die Betroffenen und erklärt ihnen die Verarbeitung. Eine Privacy Policy ist häufig eine interne Regel dafür, wie das Unternehmen mit Daten umgeht. Die Vorlage erstellt Hinweise für Beschäftigte und Bewerber.
Das ist in vielen Fällen zulässig, die Regeln unterscheiden sich aber je nach Bundesstaat. Einige Staaten verlangen eine vorherige schriftliche Mitteilung an die Beschäftigten. Die Vorlage fragt Umfang, Grenzen und die gesonderte Mitteilung deshalb einzeln ab.
Für Beschäftigte, die ausschließlich in den USA arbeiten, ist die DSGVO meist nicht direkt anwendbar. Werden ihre Daten aber von einer Gesellschaft in der EU verarbeitet, etwa der deutschen Muttergesellschaft, kann europäisches Recht für diesen Teil eine Rolle spielen. Klären Sie das im Einzelfall.
Am besten ein Anwalt mit Erfahrung im US-Arbeits- und Datenschutzrecht des betreffenden Bundesstaats. Er erkennt, welche staatlichen Pflichtangaben fehlen, und ob einzelne Verarbeitungen eine gesonderte Mitteilung oder Zustimmung brauchen.
Mehr als eine Vorlage.
Sie bauen ein Team in den USA auf? In einem Erstgespräch klären wir mit Ihnen Struktur, Steuern und die nächsten organisatorischen Schritte Ihrer US-Gesellschaft.
Was daneben liegt.
- Vorlage
Mitarbeiterhandbuch.
Ein Employee Handbook fasst die wichtigsten Regeln und Abläufe eines US-Arbeitgebers für seine Beschäftigten zusammen, etwa Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Gleichbehandlung und Meldewege.
- Vorlage
Remote-Work-Richtlinie.
Eine Remote-Work-Richtlinie (Remote Work Policy) legt fest, wer außerhalb des Büros arbeiten darf und welche Regeln dabei gelten.
- Vorlage
Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA).
Eine Vertraulichkeitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA) verpflichtet den Empfänger, Informationen der offenlegenden Partei nur für einen festgelegten Zweck zu nutzen und nicht an Unbefugte weiterzugeben.