Checkliste für Neueinstellungen.
Onboarding-Checkliste für Neueinstellungen in den USA (New Hire Checklist)
Eine New Hire Checklist ordnet alle Aufgaben rund um eine Neueinstellung mit Verantwortlichen, Terminen und Stand. Sie deckt Angebot und Einstufung, Arbeitsberechtigung, Lohnabrechnung, Pflichtinformationen, Zugänge und Schulungen ab. Vertrauliche Daten wie Sozialversicherungsnummern gehören nicht in die Checkliste, sondern in gesicherte Systeme.
Worum es geht.
Eine New Hire Checklist ordnet alle Aufgaben rund um eine Neueinstellung mit Verantwortlichen, Terminen und Stand. Sie deckt Angebot und Einstufung, Arbeitsberechtigung, Lohnabrechnung, Pflichtinformationen, Zugänge und Schulungen ab. Vertrauliche Daten wie Sozialversicherungsnummern gehören nicht in die Checkliste, sondern in gesicherte Systeme.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Ihre US-Gesellschaft stellt erstmals eine Person ein
- Mehrere Personen sind am Onboarding beteiligt und Sie wollen Zuständigkeiten klären
- Sie möchten sicherstellen, dass Form I-9 und Steuerformulare rechtzeitig bearbeitet werden
- Sie wollen Zugänge, Arbeitsmittel und Schulungen nachvollziehbar dokumentieren
- Sie planen ein Abstimmungsgespräch nach den ersten Wochen
Was hineingehört.
- Bundesstaat und Sprache der Checkliste
- Arbeitgeber, neue Person oder interne Kennung, Rolle, Arbeitsort, Startdatum, Führungskraft und Onboarding-Verantwortliche
- Bereich Angebot, Rolle und Beschäftigungseinstufung
- Bereich Arbeitsberechtigung mit Hinweis auf Form I-9 außerhalb der Anwendung
- Bereich Lohnabrechnung, Steuerformulare und Meldepflichten
- Bereiche Pflichtinformationen, Arbeitsmittel und Zugriffsrechte sowie Schulungen
- Je Bereich: Stand, Verantwortliche, Prüftermin, Nachweisreferenz oder Begründung
- Zusätzliche Aufgaben, nächstes Abstimmungsgespräch und offene Punkte
Was häufig schiefgeht.
- Form I-9 zu spät: Die Arbeitsberechtigung muss in den USA in engen Fristen rund um den Arbeitsbeginn geprüft werden. Planen Sie den Termin vorab.
- Sensible Daten in der Checkliste: Ausweiskopien, Kontodaten oder Gesundheitsangaben gehören in gesicherte Systeme. Die Checkliste nennt nur die Fundstelle.
- Einstufung nicht geprüft: Ob jemand Arbeitnehmer oder selbstständiger Auftragnehmer ist, hat Folgen für Steuern und Versicherung.
- Keine Zuständigkeit festgelegt: Ohne verantwortliche Person bleiben Aufgaben liegen. Weisen Sie jeden Bereich jemandem zu.
- Zugänge vergessen: Fehlende Rechte bremsen den Start, zu weitreichende Rechte erhöhen das Risiko.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Tragen Sie die Grunddaten der Einstellung und die Verantwortlichen ein.
- 02Legen Sie für jeden Bereich Stand und Prüftermin fest.
- 03Ergänzen Sie Nachweisreferenzen, sobald Aufgaben erledigt sind.
- 04Besprechen Sie offene Punkte im vereinbarten Abstimmungsgespräch.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Onboarding
- Alle Schritte zur Aufnahme und Einarbeitung einer neu eingestellten Person.
- Form I-9
- US-Formular zur Prüfung von Identität und Arbeitsberechtigung.
- Payroll
- Lohnabrechnung einschließlich Steuereinbehalt und Meldungen.
Häufige Fragen.
Form I-9 ist das US-Bundesformular, mit dem Arbeitgeber Identität und Arbeitsberechtigung neuer Beschäftigter prüfen. Es wird mit den Originaldokumenten der Person ausgefüllt und gesondert aufbewahrt. Die Checkliste verfolgt nur, ob und wann das erledigt ist.
Mit dem Form W-4 teilen Beschäftigte dem Arbeitgeber die Angaben für den Einbehalt der Bundeseinkommensteuer mit. Viele Bundesstaaten haben eigene Formulare. Die Checkliste fasst das unter Lohnabrechnung und Steuerformulare zusammen.
Arbeitgeber melden neue Beschäftigte in den USA an eine Stelle des Bundesstaats, die die Daten unter anderem für Unterhaltsverfahren nutzt. Frist und Form legt der jeweilige Bundesstaat fest.
Nein, das sollten Sie vermeiden. Die Checkliste ist ein Organisationsdokument, das oft mehrere Personen sehen. Vermerken Sie nur, wo der Nachweis sicher abgelegt ist.
Nein. Welche Meldungen, Versicherungen und Aushänge in Ihrem Bundesstaat nötig sind, sollten Sie mit einem Steuerberater oder Anwalt mit US-Arbeitsrechtserfahrung klären. Die Checkliste hilft, die Ergebnisse festzuhalten.
Mehr als eine Vorlage.
Ihre US-LLC soll erstmals Personal beschäftigen? Im Erstgespräch zeigt TAXXIT, wie Gründung, EIN und Lohnabrechnung zusammenpassen.
Was daneben liegt.
- Vorlage
US-Arbeitsangebot.
Ein Offer Letter ist das schriftliche Stellenangebot, mit dem ein US-Arbeitgeber einer Bewerberin oder einem Bewerber Position, Startdatum, Vergütung und wesentliche Bedingungen mitteilt.
- Vorlage
Mitarbeiterhandbuch.
Ein Employee Handbook fasst die wichtigsten Regeln und Abläufe eines US-Arbeitgebers für seine Beschäftigten zusammen, etwa Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Gleichbehandlung und Meldewege.
- Vorlage
US-Arbeitsvertrag.
Ein Employment Contract regelt das Arbeitsverhältnis zwischen einem Arbeitgeber und einer in den USA beschäftigten Person: Tätigkeit, Arbeitszeit, Vergütung, Zusatzleistungen, Vertraulichkeit und Beendigung.