HOA-Board-Sitzungsprotokoll.
HOA-Board-Sitzung: Vorlage für das Protokoll Ihrer Eigentümergemeinschaft
Ein HOA-Board-Protokoll (Minutes) hält fest, was der Vorstand einer US-Eigentümergemeinschaft in einer Sitzung beraten und beschlossen hat. Es dokumentiert Einladung, Beschlussfähigkeit, Anwesende, Anträge mit Stimmen und vereinbarte Aufgaben. Eigentümer, Verwalter und im Streitfall Gerichte stützen sich auf dieses Protokoll.
Worum es geht.
Ein HOA-Board-Protokoll (Minutes) hält fest, was der Vorstand einer US-Eigentümergemeinschaft in einer Sitzung beraten und beschlossen hat. Es dokumentiert Einladung, Beschlussfähigkeit, Anwesende, Anträge mit Stimmen und vereinbarte Aufgaben. Eigentümer, Verwalter und im Streitfall Gerichte stützen sich auf dieses Protokoll.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Sie sitzen im Board einer Homeowners Association und führen das Protokoll
- Das Board beschließt über Aufträge, Budgets oder Rücklagen der Wohnanlage
- Nach einem Sturmschaden muss das Board kurzfristig in einer Sondersitzung entscheiden
- Sie besitzen eine Immobilie in einer HOA und wollen Beschlüsse nachvollziehbar festhalten
- Eine Hausverwaltung soll Sitzungen nach einheitlichem Muster dokumentieren
Was hineingehört.
- Art der Sitzung und ob sie vorbereitet oder eine abgehaltene Sitzung protokolliert wird
- US-Bundesstaat und Sprache des Dokuments
- Name und Anschrift der HOA, Datum, Beginn, Ort oder virtuelle Teilnahme
- Vorsitz, Protokollführung, Einladung und maßgebliche Governing Documents
- Board-Größe, Quorum und Anwesenheit jedes Board-Mitglieds
- Anwesende Eigentümer oder Verwalter als Gäste sowie Befangenheiten einzelner Mitglieder
- Genehmigung des letzten Protokolls und vorgelegte Berichte
- Anträge mit Wortlaut, Antragsteller, Stimmen und Ergebnis
- Aufgaben, Sitzungsende, nächster Termin und Genehmigung des Protokolls
Was häufig schiefgeht.
- Quorum nicht festgehalten: Ohne Angabe der Anwesenden lässt sich später nicht zeigen, dass das Board beschlussfähig war. Erfassen Sie jedes Mitglied mit Teilnahme.
- Antrag nur sinngemäß notiert: Wird der Beschluss ungenau wiedergegeben, entsteht Streit über seinen Umfang. Notieren Sie den Wortlaut, über den abgestimmt wurde.
- Stimmen passen nicht zu den Anwesenden: Mehr Stimmen als stimmberechtigte Mitglieder machen das Protokoll angreifbar. Die Vorlage gleicht die Zahlen bei abgehaltenen Sitzungen ab.
- Interessenkonflikte verschwiegen: Stimmt ein Mitglied über einen Auftrag an die eigene Firma ab, kann der Beschluss angefochten werden. Halten Sie Konflikte und Enthaltungen fest.
- Diskussionen wörtlich protokolliert: Ausführliche Wortbeiträge machen Protokolle lang und angreifbar. Üblich sind Beschlüsse, Ergebnisse und Aufgaben.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Prüfen Sie in Bylaws und CC&Rs Einladungsfrist, Quorum und Mehrheiten.
- 02Laden Sie ein und legen Sie die Tagesordnung fest.
- 03Erfassen Sie während oder nach der Sitzung Anwesenheit, Anträge und Stimmen mit der Vorlage.
- 04Legen Sie das Protokoll in der nächsten Sitzung zur Genehmigung vor und archivieren Sie es.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- CC&Rs
- Covenants, Conditions and Restrictions: die grundlegenden Regeln einer HOA zu Nutzung, Beiträgen und Pflichten der Eigentümer.
- Quorum
- Mindestzahl anwesender Mitglieder, damit ein Gremium wirksam beschließen kann.
- Executive Session
- Nichtöffentlicher Sitzungsteil für vertrauliche Themen wie Rechtsstreitigkeiten oder Personalfragen.
Häufige Fragen.
Eine HOA ist die Eigentümergemeinschaft einer Wohnanlage oder Siedlung in den USA, oft als Nonprofit Corporation organisiert. Sie verwaltet Gemeinschaftsflächen, erhebt Beiträge (Assessments) und setzt die Regeln der CC&Rs durch. Gewählt wird ein Board, das die laufenden Entscheidungen trifft.
Maßgeblich sind die Bylaws der Gemeinschaft, ergänzt durch das Recht des Bundesstaats. Häufig ist die Mehrheit der amtierenden Board-Mitglieder vorgesehen. Die Vorlage übernimmt die von Ihnen geprüfte Zahl.
In einigen Bundesstaaten haben Eigentümer ein gesetzliches Recht, an Board-Sitzungen teilzunehmen, mit Ausnahmen für vertrauliche Themen. Wie es in Ihrer Gemeinschaft geregelt ist, ergibt sich aus Bylaws und Landesrecht. Gäste lassen sich in der Vorlage gesondert erfassen.
Beide sind Eigentümergemeinschaften, rechtlich aber oft unterschiedlich geregelt. Bei einem Condominium gehört den Eigentümern ein Anteil am Gemeinschaftseigentum, bei einer HOA hält meist die Association die Gemeinschaftsflächen. Für Condominium-Boards gibt es eine eigene Vorlage.
Üblicherweise genehmigt das Board das Protokoll in der folgenden Sitzung per Beschluss. Bis dahin bleibt es ein Entwurf. Die Vorlage unterscheidet beide Stände und erfasst den Genehmigungsbeschluss.
Bei Routinesitzungen meist nicht, bei Sonderumlagen, Rechtsstreitigkeiten oder strittigen Abstimmungen ist sie empfehlenswert. Ein Anwalt für Community Association Law kann prüfen, ob Einladung, Quorum und Mehrheiten den Bylaws entsprochen haben.
Mehr als eine Vorlage.
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Was daneben liegt.
- Vorlage
Protokoll einer Condominium-Board-Sitzung.
Das Board-Protokoll einer Condominium Association hält fest, wer an einer Sitzung des Vorstands der Eigentümergemeinschaft teilgenommen hat, ob das Gremium beschlussfähig war und wie über jeden Antrag abgestimmt wurde.
- Vorlage
Protokoll einer Board-Sitzung.
Board Meeting Minutes sind das schriftliche Protokoll einer Sitzung des Board of Directors einer US-Corporation.
- Vorlage
Schriftlicher Beschluss ohne Sitzung.
Ein schriftlicher Beschluss ohne Sitzung (Action by Written Consent) erlaubt den Directors einer US-Corporation, Entscheidungen im Umlaufverfahren zu treffen, ohne eine Board-Sitzung abzuhalten.