Protokoll einer Condominium-Board-Sitzung.
Board-Protokoll für eine US-Condominium Association
Das Board-Protokoll einer Condominium Association hält fest, wer an einer Sitzung des Vorstands der Eigentümergemeinschaft teilgenommen hat, ob das Gremium beschlussfähig war und wie über jeden Antrag abgestimmt wurde. Es ist der schriftliche Nachweis für Entscheidungen über Instandhaltung, Rücklagen und Verträge. Die Vorlage führt Sie von der Einladung bis zur Genehmigung des Protokolls.
Worum es geht.
Das Board-Protokoll einer Condominium Association hält fest, wer an einer Sitzung des Vorstands der Eigentümergemeinschaft teilgenommen hat, ob das Gremium beschlussfähig war und wie über jeden Antrag abgestimmt wurde. Es ist der schriftliche Nachweis für Entscheidungen über Instandhaltung, Rücklagen und Verträge. Die Vorlage führt Sie von der Einladung bis zur Genehmigung des Protokolls.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Sie gehören als Eigentümer einer Wohnung in den USA dem Board Ihrer Condominium Association an
- Das Board beschließt über Reparaturen, Dienstleister oder die Verwendung der Rücklagen
- Eine außerordentliche Sitzung wurde wegen eines dringenden Schadens einberufen
- Sie möchten Abstimmungen mit Interessenkonflikten nachvollziehbar dokumentieren
- Eigentümer oder Kreditgeber verlangen Einsicht in die Beschlüsse des Boards
Was hineingehört.
- Art der Sitzung (ordentlich oder außerordentlich) und Stand des Protokolls
- Bundesstaat der Association und Sprache des Dokuments
- Name und Anschrift der Association, Datum, Uhrzeit mit Zeitzone und Sitzungsort
- Vorsitz, Protokollführung, Einladung mit Nachweis und maßgebliche Regelwerke
- Zahl der Board-Mitglieder, erforderliches Quorum sowie Anwesenheit jedes Mitglieds
- Gäste und offengelegte Interessenkonflikte
- Genehmigung des Vorprotokolls und vorgelegte Berichte
- Jeder Antrag mit Antragsteller, Unterstützer, Ja- und Nein-Stimmen, Enthaltungen und Ergebnis
- Aufgaben, Sitzungsende, nächster Termin und Genehmigungsstatus des Protokolls
Was häufig schiefgeht.
- Quorum nicht festgehalten: Ohne Angabe, wie viele Mitglieder anwesend waren, lässt sich die Wirksamkeit der Beschlüsse später kaum belegen.
- Stimmen nur als „angenommen“ notiert: Halten Sie Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen für jeden Antrag fest.
- Interessenkonflikt verschwiegen: Stimmt ein Board-Mitglied über einen Auftrag an einen Angehörigen ab, kann der Beschluss angegriffen werden.
- Einladung nicht belegt: Viele Bylaws verlangen eine Einladung mit Frist. Bewahren Sie den Nachweis zusammen mit dem Protokoll auf.
- Protokoll nie genehmigt: Lassen Sie das Protokoll in der nächsten Sitzung förmlich bestätigen.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Prüfen Sie Declaration und Bylaws auf Einladungsfristen, Quorum und Mehrheiten.
- 02Bereiten Sie das Protokoll mit Tagesordnung und Teilnehmerliste vor.
- 03Tragen Sie während oder direkt nach der Sitzung Anträge und Stimmen ein.
- 04Lassen Sie das Protokoll in der folgenden Sitzung genehmigen und archivieren Sie es bei den Unterlagen der Association.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Board of Directors
- Gewählter Vorstand der Association, der die laufenden Geschäfte führt und Beschlüsse fasst.
- Declaration / Bylaws
- Teilungserklärung und Satzung der Anlage; sie regeln Rechte der Eigentümer, Sitzungen und Mehrheiten.
- Special Meeting
- Außerordentliche Sitzung, die aus besonderem Anlass einberufen wird.
Häufige Fragen.
Eine Condominium Association ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer einer Anlage in den USA, vergleichbar mit einer deutschen Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie wird von einem gewählten Board of Directors geleitet, das über Verwaltung, Instandhaltung und Finanzen entscheidet.
In mehreren Bundesstaaten haben Wohnungseigentümer ein Recht, an Board-Sitzungen teilzunehmen oder sie zu beobachten, oft mit Ausnahmen für vertrauliche Themen. Maßgeblich sind das Recht des Bundesstaats und die Bylaws der Association.
Quorum ist die Mindestzahl anwesender Board-Mitglieder, ab der das Gremium wirksam beschließen kann. Die Zahl steht in den Bylaws; die Vorlage fragt sie ab und erfasst die Anwesenheit jedes Mitglieds.
Das betroffene Mitglied legt den Konflikt offen und nimmt an der Abstimmung über diesen Punkt nicht teil. Das Protokoll vermerkt beides, damit später nachvollziehbar ist, dass der Beschluss ohne die befangene Stimme zustande kam.
Board-Protokolle gehören zu den dauerhaften Unterlagen der Association. Viele Bundesstaaten schreiben Aufbewahrung und Einsichtsrechte der Eigentümer vor. Bewahren Sie Protokolle deshalb unbefristet auf.
Bei umstrittenen Beschlüssen, Sonderumlagen, Rechtsstreitigkeiten oder Abstimmungen mit Interessenkonflikt lohnt sich der Blick eines Anwalts vor Ort, der das Recht des Bundesstaats und die Bylaws der Association kennt.
Mehr als eine Vorlage.
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Was daneben liegt.
- Vorlage
Protokoll einer Board-Sitzung.
Board Meeting Minutes sind das schriftliche Protokoll einer Sitzung des Board of Directors einer US-Corporation.
- Vorlage
Protokoll einer Aktionärsversammlung.
Shareholder Meeting Minutes protokollieren eine Versammlung der Aktionäre einer US-Corporation, etwa die jährliche Wahl der Directors.
- Vorlage
Corporate Resolution (Board-Beschluss).
Eine Corporate Resolution ist der schriftliche Nachweis eines Beschlusses des Board of Directors einer US-Corporation, gefasst in einer Sitzung oder im Umlaufverfahren.