Beschäftigungs- und Einkommensbestätigung.
Beschäftigungs- und Einkommensbestätigung (Employment Verification Letter): Vorlage
Ein Employment and Income Verification Letter bestätigt, dass eine Person bei einem Arbeitgeber beschäftigt ist, seit wann, in welcher Funktion und auf Wunsch mit welchem Grundgehalt. Vermieter, Banken und Behörden in den USA verlangen ihn häufig als Nachweis. Der Arbeitgeber sollte nur belegte Angaben bestätigen und nur das offenlegen, was die beschäftigte Person freigegeben hat.
Worum es geht.
Ein Employment and Income Verification Letter bestätigt, dass eine Person bei einem Arbeitgeber beschäftigt ist, seit wann, in welcher Funktion und auf Wunsch mit welchem Grundgehalt. Vermieter, Banken und Behörden in den USA verlangen ihn häufig als Nachweis. Der Arbeitgeber sollte nur belegte Angaben bestätigen und nur das offenlegen, was die beschäftigte Person freigegeben hat.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Ein Mitarbeiter bewirbt sich um eine Mietwohnung in den USA
- Eine Bank prüft einen Kredit- oder Hypothekenantrag
- Eine Behörde oder ein Konsulat verlangt einen Beschäftigungsnachweis
- Ein ehemaliger Mitarbeiter benötigt eine Bestätigung über Dauer und Funktion
- Ein Gründer stellt sich als Geschäftsführer seiner eigenen LLC eine Bestätigung aus
Was hineingehört.
- Bundesstaat und Sprache der Bestätigung
- Arbeitgeber, befugter Unterzeichner, Empfänger, Zweck und Datum
- Grundlage der Offenlegung, etwa eine schriftliche Bitte der beschäftigten Person
- Name, Tätigkeit, Beschäftigungsbeginn, Status und gegebenenfalls Ende
- Stichtag sowie Vertragsart und Arbeitsumfang
- Optional Brutto-Grundvergütung mit Währung, Zeitraum und variablen Bestandteilen
- Zugrunde liegende Unterlagen, Einschränkungen und Kontakt für Rückfragen
Was häufig schiefgeht.
- Ohne Zustimmung Gehalt nennen: Einkommensangaben sind vertraulich. Bestätigen Sie sie nur, wenn die beschäftigte Person das ausdrücklich wünscht.
- Zusagen für die Zukunft machen: Formulierungen wie „wird auch künftig beschäftigt“ können als Garantie verstanden werden. Bestätigen Sie nur den Stand zum Stichtag.
- Bonus als festes Einkommen ausweisen: Variable Bestandteile gehören gesondert und mit Hinweis auf ihre Unsicherheit in die Bestätigung.
- Unbefugte Unterschrift: Die Bestätigung sollte von jemandem unterzeichnet werden, der Zugriff auf die Personalunterlagen hat und Auskunft geben darf.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Lassen Sie sich von der beschäftigten Person schriftlich sagen, welche Angaben für wen bestätigt werden sollen.
- 02Gleichen Sie die Angaben mit Personalakte und Lohnabrechnung ab.
- 03Erstellen Sie die Bestätigung mit der Vorlage und lassen Sie sie von einer befugten Person unterzeichnen.
- 04Übergeben Sie sie der beschäftigten Person oder senden Sie sie direkt an den genannten Empfänger.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Employment Verification Letter
- Schreiben des Arbeitgebers, das Bestehen, Dauer und Art einer Beschäftigung bestätigt.
- Gross Pay
- Bruttovergütung vor Abzug von Steuern und Sozialabgaben.
Häufige Fragen.
Eine allgemeine bundesrechtliche Pflicht besteht nicht. Viele Arbeitgeber stellen sie aber auf Anfrage aus, und einige Bundesstaaten verpflichten Arbeitgeber, ehemaligen Beschäftigten bestimmte Auskünfte zu erteilen. Eine klare interne Regel hilft, Anfragen einheitlich zu behandeln.
Üblich sind Name, Funktion, Beschäftigungsbeginn, Status und Arbeitsumfang. Das Gehalt wird nur auf Wunsch der beschäftigten Person aufgenommen. Gründe für eine Beendigung oder Bewertungen gehören nicht hinein.
Das ist möglich, Empfänger wie Banken oder Vermieter verlangen dann aber oft zusätzliche Nachweise wie Kontoauszüge oder Steuererklärungen. Bestätigen Sie nur Zahlungen, die tatsächlich über die Lohnabrechnung oder das Geschäftskonto fließen.
Ein deutsches Arbeitszeugnis bewertet Leistung und Verhalten. Die US-Bestätigung enthält dagegen nur überprüfbare Fakten zur Beschäftigung und gegebenenfalls zum Einkommen. Für eine persönliche Empfehlung gibt es eigene Schreiben.
Bei einer einfachen Bestätigung aus belegten Daten ist das meist nicht nötig. Rechtlicher Rat ist sinnvoll, wenn der Empfänger besondere Erklärungen verlangt, ein Rechtsstreit mit der beschäftigten Person läuft oder Sie unsicher sind, welche Daten Sie weitergeben dürfen.
Mehr als eine Vorlage.
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Was daneben liegt.
- Vorlage
US-Arbeitsvertrag.
Ein Employment Contract regelt das Arbeitsverhältnis zwischen einem Arbeitgeber und einer in den USA beschäftigten Person: Tätigkeit, Arbeitszeit, Vergütung, Zusatzleistungen, Vertraulichkeit und Beendigung.
- Vorlage
Persönliches Referenzschreiben.
Ein Personal Reference Letter ist ein Empfehlungsschreiben, in dem Sie aus eigener Erfahrung über eine Person berichten, etwa für eine Bewerbung, ein Studienprogramm oder eine Wohnung.
- Vorlage
Empfehlungsschreiben.
Ein Empfehlungsschreiben (Letter of Recommendation) ist eine persönliche Fürsprache für eine Person, die sich um eine Stelle, einen Studienplatz oder eine Wohnung bewirbt.