Cateringvertrag.
Cateringvertrag: Vorlage für Veranstaltungen nach US-Recht
Ein Cateringvertrag legt fest, welche Speisen, Getränke und Serviceleistungen ein Caterer für eine Veranstaltung erbringt und was der Auftraggeber dafür zahlt. Kernpunkte sind Termin, Ort, verbindliche Gästezahl, Menü und die Regeln für Anzahlung und Stornierung. Bei Alkoholausschank kommen in den USA Lizenz- und Haftungsfragen hinzu.
Worum es geht.
Ein Cateringvertrag legt fest, welche Speisen, Getränke und Serviceleistungen ein Caterer für eine Veranstaltung erbringt und was der Auftraggeber dafür zahlt. Kernpunkte sind Termin, Ort, verbindliche Gästezahl, Menü und die Regeln für Anzahlung und Stornierung. Bei Alkoholausschank kommen in den USA Lizenz- und Haftungsfragen hinzu.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Sie planen ein Firmenevent, eine Messeparty oder eine Kundenveranstaltung in den USA
- Als Caterer möchten Sie Leistungen und Stornobedingungen verbindlich festhalten
- Ein Caterer soll Sie über mehrere Termine oder laufend beliefern
- Bei der Veranstaltung wird Alkohol ausgeschenkt
- Gäste haben Allergien oder besondere Ernährungswünsche
Was hineingehört.
- Art des Auftrags: einzelne Veranstaltung, mehrere Termine oder laufende Zusammenarbeit
- US-Bundesstaat, Sprache des Dokuments, Caterer, Auftraggeber und Ansprechpartner
- Vertragsbeginn, Laufzeit, Veranstaltungen mit Zeiten, Ort und Gästezahl sowie Frist für die verbindliche Gästezahl
- Menü- und Leistungspositionen, Allergien und Ernährungswünsche, Personal, Geschirr und Reinigung
- Alkoholservice mit Verantwortlichkeit, Genehmigungen und Grenzen
- Preis als Pauschale oder pro Gast, Zusatzgebühren, Steuerdarstellung, Anzahlung und Restzahlung
- Anforderungen an den Veranstaltungsort, Genehmigungen, Hygiene und Versicherung
- Stornierung, höhere Gewalt, Reklamationen und Unterzeichnung
Was häufig schiefgeht.
- Keine Frist für die Gästezahl: Ohne Stichtag kann der Caterer weder planen noch fair abrechnen. Vereinbaren Sie, bis wann die verbindliche Zahl feststeht.
- Allergenfreiheit zugesagt: Eine pauschale Zusage lässt sich in einer gemeinsam genutzten Küche selten einhalten. Halten Sie stattdessen konkrete Angaben und das Abstimmungsverfahren fest.
- Alkohol ohne klare Zuständigkeit: Wer ausschenkt, braucht in vielen Bundesstaaten eine Lizenz und trägt Haftungsrisiken. Legen Sie fest, wer ausschenkt und wie das Alter kontrolliert wird.
- Sales Tax vergessen: Ob und in welcher Höhe Steuer auf Catering anfällt, hängt von Bundesstaat und Ort ab. Klären Sie vorab, ob Preise mit oder ohne Steuer gelten.
- Stornoregeln zu vage: Formulierungen wie „angemessene Kosten“ führen zu Streit. Nennen Sie Fristen und Prozentsätze.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Klären Sie Termin, Ort, Gästezahl, Menü und Sonderwünsche mit dem Caterer.
- 02Vereinbaren Sie Preis, Anzahlung, Fälligkeiten und Stornoregeln.
- 03Erstellen Sie den Vertrag, prüfen Sie Genehmigungen und Versicherung und unterschreiben Sie.
- 04Bestätigen Sie die verbindliche Gästezahl fristgerecht und stimmen Sie Allergien und Ablauf ab.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Final Headcount
- Verbindliche Gästezahl, die bis zu einem Stichtag mitgeteilt wird und die Abrechnung bestimmt.
- Liquor License
- Behördliche Erlaubnis zum Ausschank alkoholischer Getränke.
- Deposit
- Anzahlung, die meist den Termin reserviert.
Häufige Fragen.
Beim Pauschalpreis zahlen Sie einen festen Betrag für das vereinbarte Paket. Beim Preis pro Gast richtet sich die Rechnung nach der kalkulierten oder tatsächlichen Gästezahl. Die Vorlage berechnet beide Varianten mit Zusatzgebühren und Steuer.
In vielen Bundesstaaten sind Speisen und Getränke beim Catering steuerpflichtig, die Regeln und Sätze unterscheiden sich aber je nach Bundesstaat, County und Stadt. Die Vorlage lässt Sie wählen, ob Steuer zusätzlich ausgewiesen wird oder bereits enthalten ist.
Das hängt von seiner Lizenz, dem Veranstaltungsort und den Regeln des Bundesstaats ab. Häufig braucht der Ausschenkende eine eigene Liquor License oder eine Veranstaltungsgenehmigung. Halten Sie im Vertrag fest, wer diese vorlegt.
Das regelt allein Ihre Stornovereinbarung. Üblich sind gestaffelte Fristen, nach denen die Anzahlung ganz oder teilweise einbehalten wird. Die Vorlage fragt Fristen, Kosten und Rückerstattung ausdrücklich ab.
Bei hohen Summen, laufenden Rahmenverträgen oder Alkoholausschank lohnt sich eine Durchsicht durch einen Anwalt im Bundesstaat der Veranstaltung. Er kann Haftungsklauseln und Versicherungsanforderungen an die örtlichen Regeln anpassen.
Mehr als eine Vorlage.
Planen Sie regelmäßig Aufträge und Veranstaltungen in den USA, berät TAXXIT Sie im Erstgespräch zu einer passenden US-Gesellschaft und den steuerlichen Grundlagen.
Was daneben liegt.
- Vorlage
Vertrag zur Veranstaltungslocation.
Ein Eventvertrag (Venue Rental Agreement) regelt, zu welchen Bedingungen ein Veranstalter Räume oder Flächen für eine Veranstaltung nutzen darf.
- Vorlage
Leistungsbeschreibung (SOW).
Eine Leistungsbeschreibung, englisch Statement of Work (SOW), legt für ein konkretes Projekt fest, welche Ergebnisse ein Auftragnehmer liefert, was nicht dazugehört, bis wann geliefert wird und wie die Abnahme erfolgt.
- Vorlage
Zahlungsaufforderung.
Eine Zahlungsaufforderung ist ein sachliches Schreiben, mit dem ein Unternehmen einen Kunden an eine offene Rechnung erinnert und ihn auffordert, den Betrag bis zu einem bestimmten Datum zu begleichen.