Geschäftliche Adresserklärung.
Geschäftliche Adresserklärung: Vorlage für Bank und Dienstleister
Eine geschäftliche Adresserklärung ist eine Eigenerklärung eines Unternehmens, dass es eine bestimmte Adresse in einer bestimmten Funktion nutzt, etwa als Geschäftsanschrift, Postanschrift oder Anschrift des Registered Agent. Banken, Zahlungsdienstleister und Geschäftspartner fragen solche Angaben im Rahmen ihrer Kundenprüfung an. Die Erklärung ersetzt keinen amtlichen Adressnachweis, kann ihn aber erläutern und ergänzen.
Worum es geht.
Eine geschäftliche Adresserklärung ist eine Eigenerklärung eines Unternehmens, dass es eine bestimmte Adresse in einer bestimmten Funktion nutzt, etwa als Geschäftsanschrift, Postanschrift oder Anschrift des Registered Agent. Banken, Zahlungsdienstleister und Geschäftspartner fragen solche Angaben im Rahmen ihrer Kundenprüfung an. Die Erklärung ersetzt keinen amtlichen Adressnachweis, kann ihn aber erläutern und ergänzen.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Eine Bank oder ein Fintech fragt bei der Kontoeröffnung nach der Geschäftsadresse der LLC
- Die LLC nutzt unterschiedliche Adressen für Registered Agent, Post und tatsächliche Geschäftstätigkeit
- Ein Zahlungsdienstleister oder Marktplatz verlangt Angaben zum Ort der Tätigkeit
- Umzug der Geschäftsanschrift oder Wechsel des Postdienstes
- Ein Lieferant oder Kunde benötigt eine bestätigte Rechnungsadresse
- Abweichende Adressangaben in verschiedenen Dokumenten sollen erläutert werden
Was hineingehört.
- Name der Gesellschaft, Bundesstaat der Gründung und Registriernummer
- Die betreffende Adresse in vollständiger, exakter Schreibweise
- Funktion der Adresse, etwa Registered Agent, Postanschrift, Geschäftsanschrift oder Rechnungsadresse
- Zeitpunkt, seit dem die Adresse in dieser Funktion genutzt wird
- Grundlage der Nutzung, zum Beispiel Vertrag mit dem Registered Agent, Mietvertrag oder Postdienst
- Erklärung, dass die Angaben nach bestem Wissen zutreffen
- Name und Funktion der unterzeichnenden Person, Datum und Unterschrift
Was häufig schiefgeht.
- Funktion der Adresse unklar: Banken unterscheiden genau zwischen Registered-Agent-Adresse, Postanschrift und tatsächlichem Geschäftssitz. Benennen Sie die Funktion ausdrücklich.
- Registered-Agent-Adresse als Betriebsstätte dargestellt: Diese Adresse dient in erster Linie der Zustellung offizieller Schriftstücke. Sie als Ort der Geschäftstätigkeit auszugeben, ist irreführend und kann zur Ablehnung durch die Bank führen.
- Abweichende Schreibweisen: Unterschiedliche Angaben zu Straße, Suite oder Postleitzahl in verschiedenen Dokumenten lösen Rückfragen aus. Übernehmen Sie die Adresse exakt wie in den offiziellen Unterlagen.
- Unzutreffende Angaben: Eine Eigenerklärung muss der Wahrheit entsprechen. Falsche Angaben gegenüber Banken können zur Beendigung der Geschäftsbeziehung und zu weiteren Konsequenzen führen.
- Keine Belege beigefügt: Vielen Prüfern genügt die Erklärung allein nicht. Fügen Sie passende Nachweise bei, etwa den Vertrag mit dem Registered Agent oder eine Rechnung des Postdienstes.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Klären Sie, welche Adresse der Empfänger genau benötigt und in welcher Funktion.
- 02Füllen Sie die Vorlage mit der Adresse in exakter Schreibweise, ihrer Funktion und der Grundlage der Nutzung aus.
- 03Lassen Sie die Erklärung von einer Person unterschreiben, die die Gesellschaft vertreten darf.
- 04Reichen Sie die Erklärung mit den passenden Nachweisen bei Bank oder Dienstleister ein und bewahren Sie eine Kopie auf.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Registered Agent
- Zustellungsbevollmächtigter mit Anschrift im Gründungsstaat, der offizielle Schriftstücke für die LLC entgegennimmt.
- Mailing Address
- Postanschrift, an die das Unternehmen seine Korrespondenz erhält; sie kann vom Geschäftssitz abweichen.
- Principal Office
- Hauptgeschäftsanschrift, also der Ort, von dem aus das Unternehmen hauptsächlich geführt wird.
- KYC
- Know Your Customer, die Prüfung von Identität und Geschäftstätigkeit eines Kunden durch Banken und Finanzdienstleister.
Häufige Fragen.
Der Registered Agent ist die Stelle, an die Behörden und Gerichte offizielle Schriftstücke für die LLC zustellen; jede LLC benötigt in ihrem Gründungsstaat einen. Die Geschäftsadresse ist dagegen der Ort, an dem das Unternehmen tatsächlich tätig ist oder seine Post erhält. Beide können identisch sein, sind es bei Gründern aus dem Ausland aber oft nicht.
Das ist von Bank zu Bank verschieden. Viele Banken verlangen zusätzlich Dokumente Dritter, etwa einen Vertrag, eine Rechnung oder einen amtlichen Nachweis. Die Eigenerklärung hilft, mehrere Adressen und ihre Funktionen verständlich zuzuordnen.
Ja, der Registered Agent einer LLC muss eine Anschrift im Gründungsstaat haben, bei einer Wyoming LLC also in Wyoming. Als Post- oder Geschäftsadresse kommen je nach Formular und Anbieter auch andere Anschriften in Frage, etwa im Ausland. Welche Adresse eine Bank akzeptiert, richtet sich nach deren Vorgaben.
Unterschreiben sollte eine Person, die die Gesellschaft vertreten darf, bei einer LLC also je nach Struktur ein Mitglied oder ein Manager. Ihre Funktion sollte im Dokument genannt werden.
In der Regel nicht. Einzelne Banken oder Behörden können eine Beglaubigung verlangen, besonders bei Vorgängen im Ausland. Fragen Sie vorab, welche Form erwartet wird.
Für die einfache Zuordnung von Adressen ist die Vorlage ausgelegt. Ist die Erklärung für ein behördliches Verfahren, für steuerliche Fragen zum Sitz des Unternehmens oder für eine eingehende Prüfung durch die Bank bestimmt, lassen Sie sie vor Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und anpassen.
Mehr als eine Vorlage.
Welche Adressen Ihre LLC für Registered Agent, Post und Bank benötigt, klären Sie vor der Gründung im TAXXIT Erstgespräch.
Was daneben liegt.
- Vorlage
Banking Resolution.
Eine Banking Resolution ist ein interner Beschluss einer US-LLC, der festlegt, bei welcher Bank die Gesellschaft Konten führt und welche Personen diese Konten eröffnen, verwalten und darüber verfügen dürfen.
- Vorlage
Dokumentenübergabeprotokoll.
Ein Dokumentenübergabeprotokoll hält fest, welche geschäftlichen Unterlagen wann, von wem und an wen übergeben wurden.
- Vorlage
LLC-Mitgliederbeschluss.
Ein LLC-Mitgliederbeschluss (Written Consent of Members) ist das schriftliche Protokoll einer konkreten Entscheidung der Mitglieder einer US-LLC, gefasst ohne Versammlung im Umlaufverfahren.