Mietobjekt-Zustandsprotokoll.
Zustandsprotokoll für Mietwohnungen in den USA: Vorlage für Ein- und Auszug
Ein Rental Inspection Report hält den sichtbaren Zustand einer Mietwohnung zu einem bestimmten Zeitpunkt fest, meist bei Einzug und Auszug. Raum für Raum werden Beobachtungen, Fotos, Zählerstände und übergebene Schlüssel dokumentiert. So lässt sich später nachvollziehen, ob ein Schaden neu ist oder schon vorher bestand.
Worum es geht.
Ein Rental Inspection Report hält den sichtbaren Zustand einer Mietwohnung zu einem bestimmten Zeitpunkt fest, meist bei Einzug und Auszug. Raum für Raum werden Beobachtungen, Fotos, Zählerstände und übergebene Schlüssel dokumentiert. So lässt sich später nachvollziehen, ob ein Schaden neu ist oder schon vorher bestand.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Neue Mieter ziehen in eine Wohnung Ihrer US-LLC ein
- Ein Mietverhältnis endet und die Kaution soll abgerechnet werden
- Sie planen eine Zwischenbesichtigung, etwa nach einem Wasserschaden
- Eine Hausverwaltung übernimmt das Objekt und braucht einen dokumentierten Ausgangszustand
Was hineingehört.
- Bundesstaat und Sprache des Protokolls
- Objekt, Anlass (Einzug, Auszug, Zwischenbesichtigung), Datum und Uhrzeit
- Anwesende mit Rollen, abwesende Beteiligte und nicht zugängliche Bereiche
- Räume und Bauteile einzeln mit beobachtetem Zustand, Beschreibung und Foto-Verweis
- Zählerstände sowie gezählte Schlüssel und Zugangsmittel
- Offene Maßnahmen mit Bezug, Vorschlag, Ansprechpartner und Termin
- Abweichende Sichtweisen, Anlagenliste und nächste Abstimmung
Was häufig schiefgeht.
- Pauschale Einträge: „Alles in Ordnung“ hilft beim Auszug nicht weiter. Beschreiben Sie jeden Raum und vorhandene Spuren mit Lage und Größe.
- Keine Fotos: Ohne datierte Bilder steht bei Streit um die Kaution Aussage gegen Aussage. Nummerieren Sie Fotos und verweisen Sie im Protokoll darauf.
- Schuldfrage im Protokoll: Das Protokoll hält Beobachtungen fest. Wer einen Schaden zu tragen hat, klären Sie gesondert.
- Abweichende Meinung nicht notiert: Sieht ein Beteiligter etwas anders, gehört das ins Protokoll, statt die Unterschrift zu verweigern.
- Zählerstände vergessen: Ohne abgelesene Werte am Übergabetag lassen sich Verbrauchskosten nicht sauber abgrenzen.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Vereinbaren Sie einen Termin, zu dem Vermieter oder Verwaltung und alle Mieter anwesend sein können.
- 02Gehen Sie Raum für Raum durch, fotografieren Sie und tragen Sie Ihre Beobachtungen in die Vorlage ein.
- 03Lesen Sie Zähler ab, zählen Sie Schlüssel und notieren Sie offene Maßnahmen.
- 04Lassen Sie alle Anwesenden das Protokoll prüfen und unterschreiben, und verteilen Sie Kopien samt Fotos.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Move-in / Move-out Inspection
- Gemeinsame Besichtigung der Wohnung bei Einzug beziehungsweise Auszug.
- Normal Wear and Tear
- Gewöhnliche Abnutzung durch vertragsgemäßes Wohnen, die in der Regel nicht von der Kaution abgezogen werden darf.
Häufige Fragen.
Das ist je Bundesstaat unterschiedlich. Einige verlangen eine Zustandsliste bei Einzug, in anderen ist sie freiwillig, aber üblich. Unabhängig von einer Pflicht ist das Protokoll das wichtigste Beweismittel, wenn es um Abzüge von der Kaution geht.
Normale Abnutzung (Normal Wear and Tear) entsteht durch gewöhnliches Wohnen, etwa leicht verblasste Farbe oder abgenutzte Teppichlaufwege. Ein Schaden geht darüber hinaus, zum Beispiel Löcher in Wänden oder Brandflecken. Kautionsabzüge sind in der Regel nur für Schäden zulässig.
Die Unterschrift bestätigt, dass die Beobachtungen so festgehalten wurden. Ein Schuldanerkenntnis ist das Protokoll nicht. Deshalb gibt es ein eigenes Feld für abweichende Sichtweisen.
Lieber zu viele als zu wenige. Fotografieren Sie jeden Raum aus mehreren Blickwinkeln und jede Auffälligkeit aus der Nähe, mit Datum. Im Protokoll verweisen Sie mit einer Nummer auf das jeweilige Bild.
Wenn bereits Streit über Schäden oder die Kaution absehbar ist, sollte ein Anwalt am Ort der Wohnung prüfen, welche Fristen für die Kautionsabrechnung gelten und wie Abzüge zu begründen sind. Für die reine Dokumentation reicht in der Regel das sorgfältig ausgefüllte Protokoll.
Mehr als eine Vorlage.
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Was daneben liegt.
- Vorlage
US-Wohnraummietvertrag.
Ein Residential Lease Agreement ist der Mietvertrag über Wohnraum in den USA.
- Vorlage
Dokumentenübergabeprotokoll.
Ein Dokumentenübergabeprotokoll hält fest, welche geschäftlichen Unterlagen wann, von wem und an wen übergeben wurden.
- Vorlage
Interne Mitbewohnervereinbarung.
Ein Roommate Agreement regelt das Zusammenleben in einer geteilten Wohnung unter den Mitbewohnern selbst.