Freigabe medizinischer Unterlagen (HIPAA-Autorisierung).
Freigabe medizinischer Unterlagen: Vorlage für eine HIPAA-Autorisierung
Eine HIPAA-Autorisierung (Authorization for Release of Protected Health Information) erlaubt einer US-Praxis, Klinik oder Versicherung, Ihre Gesundheitsunterlagen an eine bestimmte Stelle herauszugeben. Sie nennt die Unterlagen, den Empfänger, den Zweck und ein Ablaufdatum und enthält Hinweise auf Ihr Widerrufsrecht. Die Vorlage erstellt diese Freigabe auf Englisch oder Deutsch.
Worum es geht.
Eine HIPAA-Autorisierung (Authorization for Release of Protected Health Information) erlaubt einer US-Praxis, Klinik oder Versicherung, Ihre Gesundheitsunterlagen an eine bestimmte Stelle herauszugeben. Sie nennt die Unterlagen, den Empfänger, den Zweck und ein Ablaufdatum und enthält Hinweise auf Ihr Widerrufsrecht. Die Vorlage erstellt diese Freigabe auf Englisch oder Deutsch.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Sie ziehen aus den USA nach Deutschland und Ihre neue Hausärztin braucht die bisherigen Befunde
- Eine Versicherung verlangt Arztberichte aus den USA für einen Leistungsantrag
- Ihre Anwältin benötigt Behandlungsunterlagen für ein Verfahren
- Sie möchten eine vollständige Kopie Ihrer eigenen Akte an eine Vertrauensperson senden lassen
- Eltern fordern die Unterlagen ihres minderjährigen Kindes bei einer US-Klinik an
Was hineingehört.
- Bundesstaat der herausgebenden Stelle und Sprache des Dokuments
- Betroffene Person mit Name, Geburtsdatum und Anschrift
- Unterschrift durch die Person selbst oder durch einen gesetzlichen Vertreter mit Grundlage der Befugnis
- Herausgebende Praxis oder Klinik und Empfänger mit Anschrift
- Umfang der Unterlagen und Zeitraum, mit Prüfung der Datumsfolge
- Ein- oder Ausschluss besonders geschützter Angaben wie Psychotherapie-Notizen oder HIV-Tests
- Zweck der Freigabe und Form der Übermittlung
- Ablaufdatum oder Ablaufereignis
- Hinweise auf Widerruf, Weitergabe durch den Empfänger und Ihr Recht auf eine Kopie
Was häufig schiefgeht.
- Kein Ablaufdatum: Eine Freigabe ohne Ablaufdatum oder Ablaufereignis wird oft zurückgewiesen. Legen Sie eines von beiden fest.
- Zu weit gefasst: „Alle Unterlagen“ gibt mehr preis als nötig. Begrenzen Sie Zeitraum und Art der Unterlagen auf das, was der Empfänger braucht.
- Besonders geschützte Daten übersehen: Psychotherapie-Notizen oder Suchtbehandlungen brauchen häufig eine gesonderte Einwilligung. Nennen Sie sie ausdrücklich oder schließen Sie sie aus.
- Falscher Name oder fehlendes Geburtsdatum: Die Praxis findet die Akte nicht. Verwenden Sie den Namen, unter dem Sie behandelt wurden.
- Vertretung ohne Nachweis: Wer für eine andere Person unterschreibt, muss die Befugnis meist belegen, etwa durch Sorgerecht oder Vollmacht.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Fragen Sie bei der Praxis oder Klinik nach, ob sie ein eigenes Formular verlangt.
- 02Füllen Sie die Vorlage aus und legen Sie Umfang, Empfänger, Zweck und Ablaufdatum fest.
- 03Unterschreiben Sie die Freigabe und behalten Sie eine Kopie.
- 04Senden Sie die Freigabe an die herausgebende Stelle und vermerken Sie das Versanddatum.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Protected Health Information (PHI)
- Gesundheitsinformationen, die einer bestimmten Person zugeordnet werden können und durch HIPAA geschützt sind.
- Personal Representative
- Gesetzlicher Vertreter, der für eine andere Person handeln darf, zum Beispiel Eltern eines minderjährigen Kindes.
- Redisclosure
- Weitergabe durch den Empfänger; danach sind die Daten möglicherweise nicht mehr durch HIPAA geschützt.
Häufige Fragen.
HIPAA ist das US-Bundesgesetz zum Schutz von Gesundheitsdaten. Eine Autorisierung ist Ihre schriftliche Erlaubnis, dass eine Praxis, Klinik oder Versicherung bestimmte Gesundheitsinformationen an eine benannte Stelle herausgibt. Ohne sie dürfen viele Angaben nicht weitergegeben werden.
Für eine Kopie an Sie selbst genügt in den USA meist ein Antrag auf Akteneinsicht. Eine Autorisierung brauchen Sie vor allem, wenn die Unterlagen direkt an einen Dritten gehen sollen, etwa an eine Ärztin in Deutschland oder eine Versicherung.
Ja, Sie können die Autorisierung jederzeit schriftlich gegenüber der herausgebenden Stelle widerrufen. Bereits herausgegebene Unterlagen werden davon nicht erfasst. Die Vorlage nennt dieses Recht ausdrücklich.
Viele Stellen akzeptieren eine Autorisierung mit allen Pflichtangaben, manche bestehen aber auf ihrem eigenen Formular oder einer Beglaubigung der Unterschrift. Fragen Sie vorab nach, damit der Versand nicht verzögert wird.
Grundsätzlich nicht: Behandlung, Bezahlung oder Leistungsansprüche dürfen in der Regel nicht davon abhängig gemacht werden, ob Sie die Freigabe unterschreiben. Es gibt eng begrenzte Ausnahmen, etwa bei bestimmten Forschungsvorhaben.
Eine Prüfung durch einen Anwalt vor Ort ist sinnvoll, wenn die Unterlagen in einem Rechtsstreit verwendet werden, wenn besonders geschützte Daten betroffen sind oder wenn Sie als Vertreter für eine andere Person handeln. Dort spielen die Regeln des Bundesstaats eine größere Rolle.
Mehr als eine Vorlage.
Wenn Sie zwischen Deutschland und den USA leben oder arbeiten und dabei Fragen zu Gesellschaft, Bankkonto oder Steuern haben, besprechen wir Ihre Situation gern in einem Erstgespräch.
Was daneben liegt.
- Vorlage
Patientenverfügung und Gesundheitsvollmacht (Kalifornien, Florida, New York).
Eine US-Vorsorgeverfügung (Advance Directive) legt fest, wer für Sie medizinische Entscheidungen treffen darf und welche Behandlungswünsche gelten, wenn Sie selbst nicht entscheiden können.
- Vorlage
Persönliches Betreuungsprofil.
Ein persönliches Betreuungsprofil (Personal Care Profile) beschreibt, wie ein Mensch angesprochen werden möchte, wie sein Tag abläuft und was ihm im Alltag wichtig ist.
- Vorlage
Medizinische Einwilligung für ein Kind.
Mit einer medizinischen Einverständniserklärung (Child Medical Consent) erlauben Sorgeberechtigte einer anderen Person, während ihrer Abwesenheit in die Behandlung ihres Kindes einzuwilligen.