Organisatorische Notfallhinweise.
Organisatorische Notfallhinweise: Vorlage für den Ernstfall
Organisatorische Notfallhinweise (just-in-case instructions) sagen Ihren Vertrauenspersonen, was zu tun ist, wenn Sie wegen Unfall, Krankheit oder einer langen Reise vorübergehend nicht handeln können. Sie listen Kontakte, Betreuung von Kindern und Tieren, laufende Zahlungen, Versicherungen und den Ort wichtiger Unterlagen auf. Sie erteilen selbst keine Vollmacht, sondern zeigen, wo bestehende Vollmachten liegen und wer sich um was kümmert.
Worum es geht.
Organisatorische Notfallhinweise (just-in-case instructions) sagen Ihren Vertrauenspersonen, was zu tun ist, wenn Sie wegen Unfall, Krankheit oder einer langen Reise vorübergehend nicht handeln können. Sie listen Kontakte, Betreuung von Kindern und Tieren, laufende Zahlungen, Versicherungen und den Ort wichtiger Unterlagen auf. Sie erteilen selbst keine Vollmacht, sondern zeigen, wo bestehende Vollmachten liegen und wer sich um was kümmert.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Sie leben allein oder als Selbstständiger ohne Vertretung
- Sie reisen häufig und sind zeitweise nicht erreichbar
- Kinder oder Haustiere müssten sofort versorgt werden, wenn Sie ausfallen
- Sie führen eine US-LLC und laufende Aufträge sollen weiterbetreut werden
- Ihre Familie lebt im Ausland und kennt Ihre Verträge und Konten in den USA nicht
Was hineingehört.
- Bundesstaat, Sprache, Name, Anschrift, Wohnsituation und Planstand
- Situationen, in denen die Hinweise gelten sollen
- Kontaktkette mit Aufgaben und bereits bestehenden Befugnissen
- Betreuung von Kindern, unterstützungsbedürftigen Personen und Tieren
- Haus, Schlüssel, Post und laufende Versorgung
- Fundstellen von Vollmachten und Testament, Kontenübersicht ohne Zugangsdaten
- Laufende Zahlungen, Versicherungen und Ansprechpartner im Unternehmen
- Geräte und Konten, Weitergabe der Hinweise und Aktualisierung
Was häufig schiefgeht.
- Hinweise ohne Vollmacht: Eine Vertrauensperson kann ohne wirksame Vollmacht keine Bankgeschäfte für Sie erledigen. Klären Sie, wer bereits befugt ist, und lassen Sie fehlende Vollmachten erstellen.
- Zugangsdaten im Dokument: Kennwörter und PINs im Klartext gefährden Ihre Konten. Verweisen Sie auf einen Passwortmanager mit Notfallzugang.
- Kinderbetreuung nicht abgestimmt: Schulen geben Kinder nur an hinterlegte Personen heraus. Tragen Sie Ihre Vertrauensperson dort vorab ein.
- Unternehmen vergessen: Bei einer Ein-Personen-LLC stehen Aufträge und Fristen still. Benennen Sie Ansprechpartner und den Ort der Geschäftsunterlagen.
- Veraltete Angaben: Neue Konten oder Versicherungen fehlen schnell. Aktualisieren Sie die Hinweise zu einem festen Termin.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Notieren Sie, welche Situationen die Hinweise auslösen sollen und wer zuerst informiert wird.
- 02Erfassen Sie Kontakte, Versorgung, Unterlagen und laufende Verpflichtungen in der Vorlage.
- 03Prüfen Sie, ob die genannten Personen bereits die nötigen Vollmachten haben, und lassen Sie fehlende anwaltlich erstellen.
- 04Geben Sie eine Kopie an Ihre Vertrauensperson und aktualisieren Sie die Hinweise regelmäßig.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Just-in-Case Instructions
- Organisatorische Hinweise für Vertrauenspersonen, falls Sie vorübergehend nicht handeln können.
- Authorized Signer
- Person, die von der Bank als verfügungsberechtigt für ein Konto eingetragen ist.
Häufige Fragen.
Nein. Sie beschreiben Abläufe und Ansprechpartner, geben aber niemandem das Recht, für Sie zu handeln. Dafür braucht es etwa eine Durable Power of Attorney in der Form Ihres Bundesstaats.
Mindestens eine Vertrauensperson, die im Ernstfall schnell handeln kann. Weitere Kopien können an Personen gehen, die einzelne Aufgaben übernehmen, etwa die Betreuung von Haustieren.
Nennen Sie Bank, Art des Kontos und wer bereits verfügen darf. Vollständige Kontonummern, PINs und Passwörter gehören nicht hinein.
Wenn sich herausstellt, dass für wichtige Aufgaben keine Vollmacht besteht, oder wenn ein Unternehmen weitergeführt werden muss. Ein Anwalt in Ihrem Bundesstaat erstellt die passenden Dokumente und prüft, ob die Gesellschaftsunterlagen Ihrer LLC eine Vertretung vorsehen.
Der Haushalts-Notfallplan regelt das Vorgehen bei Katastrophen wie Unwetter oder Evakuierung. Die Notfallhinweise betreffen den Fall, dass Sie persönlich ausfallen und andere Ihre Angelegenheiten vorübergehend organisieren müssen.
Mehr als eine Vorlage.
Wenn Ihre US-LLC auch ohne Sie handlungsfähig bleiben soll, besprechen wir in einem Erstgespräch, welche Vertretungsregeln und Unterlagen dafür nötig sind.
Was daneben liegt.
- Vorlage
Notfallplan für den Haushalt.
Ein Haushalts-Notfallplan (household emergency plan) hält fest, wie Ihre Familie bei Unwetter, Waldbrand, Stromausfall oder Evakuierung vorgeht.
- Vorlage
Persönlicher Plan für das Lebensende.
Ein persönlicher Plan für das Lebensende hält Ihre Wünsche für die letzte Lebensphase und die Zeit danach fest, von der Betreuung über die Trauerfeier bis zu digitalen Konten.
- Vorlage
Testamentsnachtrag.
Ein Codicil ist ein Nachtrag, mit dem Sie einzelne Bestimmungen eines bestehenden US-Testaments ändern, ergänzen oder aufheben, ohne das ganze Testament neu zu schreiben.