US-Beendigungsschreiben.
Kündigungsschreiben für Arbeitgeber in den USA (Termination Letter)
Ein Termination Letter teilt einer beschäftigten Person schriftlich mit, dass ihr Arbeitsverhältnis endet, und nennt Enddatum, letzten Arbeitstag und die nächsten Schritte. Er fasst außerdem Schlussabrechnung, Ende der Benefits und die Rückgabe von Arbeitsmitteln zusammen. Viele US-Arbeitsverhältnisse sind „at will“, trotzdem gelten je nach Bundesstaat Regeln etwa zur Frist für die letzte Lohnzahlung.
Worum es geht.
Ein Termination Letter teilt einer beschäftigten Person schriftlich mit, dass ihr Arbeitsverhältnis endet, und nennt Enddatum, letzten Arbeitstag und die nächsten Schritte. Er fasst außerdem Schlussabrechnung, Ende der Benefits und die Rückgabe von Arbeitsmitteln zusammen. Viele US-Arbeitsverhältnisse sind „at will“, trotzdem gelten je nach Bundesstaat Regeln etwa zur Frist für die letzte Lohnzahlung.
Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Lassen Sie das fertige Dokument vor der Verwendung von einem Anwalt vor Ort prüfen und bei Bedarf an Ihren Fall anpassen.
Wann Sie das Dokument brauchen.
- Ihre US-Gesellschaft beendet das Arbeitsverhältnis mit einer angestellten Person
- Eine Stelle fällt durch Umstrukturierung oder Auftragsrückgang weg
- Ein befristetes oder saisonales Arbeitsverhältnis endet und Sie möchten den Ablauf schriftlich bestätigen
- Sie wollen nach einem Kündigungsgespräch alle Punkte zur Abwicklung nachweisbar übergeben
- Sie möchten Ihre interne Freigabe und Prüfung der Kündigung dokumentieren
Was hineingehört.
- Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit, befristet oder saisonal), Bundesstaat und Sprache des Schreibens
- Arbeitgeber, beschäftigte Person mit Anschriften, Stelle, tatsächlicher Arbeitsort und unterzeichnende Person
- Datum des Schreibens, Beginn des Arbeitsverhältnisses und vorgesehenes Ende
- Entscheidungsstand mit interner Freigabe und Nachweis
- Sachlicher Grund sowie geprüfte Regeln zu Mitteilung und Fristen
- Prüfung besonderer Umstände wie Abwesenheiten oder laufender Beschwerden
- Letzter Arbeitstag, Schlussentgelt und Ende der Benefits
- Rückgabe von Arbeitsmitteln, Ansprechperson, Zustellung und Anlagen
Was häufig schiefgeht.
- Frist für die letzte Lohnzahlung übersehen: Einige Bundesstaaten verlangen die Schlusszahlung sehr kurzfristig, teils am letzten Arbeitstag. Klären Sie das vor dem Gespräch.
- Grund nennen, der nicht trägt: Wer einen Grund angibt, muss ihn belegen können. Ein unzutreffender Grund kann später gegen den Arbeitgeber verwendet werden.
- Besondere Umstände nicht geprüft: Kündigungen kurz nach einer Beschwerde, während einer Abwesenheit oder einer Elternzeit verdienen besondere Sorgfalt.
- Benefits vergessen: Ohne Hinweis auf das Ende der Krankenversicherung und gesonderte Fortführungsinformationen bleiben wichtige Fragen offen.
- Zugang nicht nachweisbar: Halten Sie fest, wie und wann das Schreiben übergeben wurde.
So nutzen Sie die Vorlage.
- 01Holen Sie die interne Freigabe ein und prüfen Sie Vertrag, Handbuch und besondere Umstände.
- 02Erstellen Sie das Schreiben mit Enddatum, Abrechnung, Benefits und Rückgabe.
- 03Lassen Sie Formulierung und Fristen fachkundig prüfen.
- 04Übergeben Sie das Schreiben im Gespräch oder nachweisbar und zahlen Sie das Schlussentgelt fristgerecht.
Fachbegriffe kurz erklärt.
- Termination Letter
- Schriftliche Mitteilung des Arbeitgebers über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
- Final Paycheck
- Letzte Lohnzahlung mit allen bis zum Ende verdienten Beträgen; Fristen legt der Bundesstaat fest.
- At-Will Employment
- Grundsatz, dass ein Arbeitsverhältnis ohne Angabe von Gründen beendet werden kann, mit gesetzlichen Ausnahmen.
Häufige Fragen.
At will heißt, dass Arbeitgeber und Beschäftigte das Arbeitsverhältnis grundsätzlich jederzeit und ohne Angabe von Gründen beenden können. Ausnahmen ergeben sich aus Verträgen, Diskriminierungsverboten und Gesetzen der Bundesstaaten. Montana etwa schränkt das Prinzip nach Ablauf einer Probezeit ein.
Bei At-Will-Beschäftigung ist ein Grund oft nicht vorgeschrieben, einzelne Bundesstaaten verlangen aber auf Anfrage eine schriftliche Begründung. Nennen Sie einen Grund nur, wenn er zutrifft und dokumentiert ist. Die Vorlage fragt den Grund deshalb gesondert ab.
Das regelt jeder Bundesstaat selbst. Manche verlangen die Zahlung am letzten Arbeitstag, andere erlauben sie mit der nächsten regulären Abrechnung. Prüfen Sie die Regel am tatsächlichen Arbeitsort.
COBRA ist ein US-Bundesgesetz, nach dem Beschäftigte von Arbeitgebern ab einer bestimmten Größe die Gruppenkrankenversicherung nach dem Ausscheiden auf eigene Kosten fortführen können. Die Information dazu wird meist gesondert verschickt. Die Vorlage erfasst, welche Mitteilungen folgen.
Das ist empfehlenswert, vor allem bei einem Bezug zu Beschwerden, Abwesenheiten oder Diskriminierungsvorwürfen. Ein Arbeitsrechtsanwalt im betreffenden Bundesstaat kann Fristen, Formulierungen und mögliche Risiken einschätzen, bevor das Schreiben übergeben wird.
Mehr als eine Vorlage.
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Was daneben liegt.
- Vorlage
Richtlinie für abgestufte Personalmaßnahmen.
Eine Progressive Discipline Policy beschreibt, wie ein Arbeitgeber in Stufen auf Leistungs- oder Verhaltensprobleme reagiert, meist vom Gespräch über einen schriftlichen Hinweis bis zu weiteren Maßnahmen.
- Vorlage
US-Mitarbeiterwarnung / Stellungnahme.
Ein Employee Warning Letter ist eine schriftliche Ermahnung, mit der ein US-Arbeitgeber konkretes Fehlverhalten oder unzureichende Leistung festhält und eine Verbesserung verlangt.
- Vorlage
US-Arbeitsvertrag.
Ein Employment Contract regelt das Arbeitsverhältnis zwischen einem Arbeitgeber und einer in den USA beschäftigten Person: Tätigkeit, Arbeitszeit, Vergütung, Zusatzleistungen, Vertraulichkeit und Beendigung.